このページでは、よくお客様が混乱してしまう「経理代行」と「記帳代行」について解説をしていきます。
今貴社がどんな課題を抱えているのか。また、経理業務をアウトソーシングしたいがどのように問い合わせをしたらいいか迷っていればぜひ、参考にしてみてください。

【この記事の監修者】　株式会社Bricks&UK Outsourcing業務コンサルタント
経理の業務設計・運用に優れたコンサルタントが、効率的で正確な業務請負いをお約束します。

経理代行と記帳代行の違い

「経理代行」と「記帳代行」は語調も似ており、混乱しやすいと思います。それぞれの業務を簡潔に表すと

経理代行・・・
日時で処理をしなければいけない経理業務を代行します。
例えば、振込・請求書の発行、経費の精算などがあげられます。

記帳代行・・・
月次の入金・出金の履歴を会計ソフトへ記録し、試算表を作成します。

どちらも大切な業務ですが、経理アウトソーシング会社では、それぞれが専門の部署に分かれていたり、経理代行と唱っているけれど、実際には記帳代行しか対応できない場合も多々あります。

まずは、貴社が経理代行を依頼したいのか記帳代行を依頼したいのか、またはその両方を依頼したいのかをぜひ整理してから経理アウトソーシング会社を探すと、スムーズに選定ができると思います。

代行会社を探す際に留意すべき点

弊社へのお問い合わせの中で、最も多いのが経理の退職をきっかけにアウトソーシングを検討するパターンです。

その際ですが、まずは辞める予定の経理担当者が、日常の経理業務のほかに、試算表の作成まで行っていたかどうかを確認してみてください。

もし、試算表作成までを行っていたとしたら、経理代行+記帳代行両方対応できるアウトソーシング会社にお問い合わせをするのが良いと思います。

そうなると、それぞれの機能を部門として持っている、大型の経理アウトソーシング会社に依頼するのが最善でしょう。 また、試算表の作成は会計事務所が行なっていたということであれば、「現在の会計事務所とコミュニケーションをとってくれるか？」という目線で探すのが良いかもしれません。

経理代行を依頼する際のポイント

経理代行を依頼する際のポイントですが、下記をチェックしてみてください。

• リモートで経理ができる環境になっているか？
• 引継ぎは十分に行えるか？
• マニュアルはつくってあるか？

リモートで経理ができる環境になっているか？

ほとんどの経理代行会社は、常駐ではなくリモート環境によって行います。もしも「回覧は紙のみで行っている」「社長の出張中は印鑑がもらえなくて業務が滞る」こんな悩みがあれば、どんな解決策があるか相談してみるのもいいでしょう。

引き継ぎは十分に行えるか？

もし、経理担当者の退職まで日にちがない場合は、数はとても少ないですが、引継ぎなしでも業務を受けれる会社を探してみるのがおすすめです。

マニュアルはつくってあるか？

業務のノウハウが前任の担当者の頭の中にしかない、という状況は危険です。退職までせっかく期間があっても十分に引き継ぎを行うことができず、事故につながる可能性があります。

経理に関するマニュアルが存在していない場合は、ヒアリングしながらマニュアルをつくってくれる会社に依頼すると安心です。

記帳代行を依頼する際のポイント

また記帳代行を依頼する際には、下記の妥協できるポイントがあるかどうかを確認していくと、選定の幅が広がると思います。

• 今までよりも納期が延びる可能性がある
• 会計ソフトの変更は可能か
• 使った経費について、正しく申し送りができるか

今までよりも納期が延びる可能性がある

記帳入力を外部に委託すると、ほぼ確実に社内で行っていた時よりも納期が延びてしまう可能性があります。
これは、社内業務であればほぼ毎日入力できていた仕訳を、1か月分の資料を入手したタイミングで、代行会社が一気に入力するためです。

もし役員会で必要など試算表を早く出してほしいという場合は、試算表作成の早期化が実現可能な会社を選定するのがおすすめです。（オプションの場合がございます）

会計ソフトの変更は可能か

記帳代行会社の中には、ソフトを限定しているケースもあります。その際には、ソフトの変更を行っても問題ないか？を確認してみてください。

あまり知られていませんが、会計ソフトは無料のものから、数百万円するような高価なものまであります。せっかく、記帳業務をアウトソーシングできても、会計ソフト代で結局は高くついてしまった・・・！なんていう失敗も多くございます。 もし現在のソフトを利用し続けたい場合は、複数の会計ソフトに対応できる代行会社を選ぶとよいでしょう。

使った経費について、正しく申し送りができるか

社内で記帳入力する場合と違い「この領収書は誰と食事に行った時のものですか？」「この本は、研究のために買ったの？」などリアルタイムで確認できないことや、社長の行動パターンが読めないことにより、科目の入力の精度が甘くなってしまうケースがあります。
これは外部で入力する以上仕方のないことではありますが、忙しい方だと個人の領収書も、法人で使ったものも全部送ってしまう、なんていうことも。

個人の経費が大量に入力されていた場合、後々税務調査で否認されてしまうケースもあります。
より正確な記帳入力をしてもらうためにも、領収書や、資料の渡し方などを事前に相談しておくことをおすすめします。

Bricks&UKは経理代行／記帳代行に対応可能です

弊社では、経理代行・記帳代行いずれの業務にも対応可能です。スムーズな引き継ぎ、会計事務所との連携、リモート導入における業務フロー確立など、お客様にご好評をいただいています。
また、さまざまな会計ソフトに対応可能で、お客様の無理のない業務設計をモットーとしております。
委託先をお探しの方、業務フローにお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。

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