振込は正確さが求められる重要な業務。ですが、ミスが発生しやすい業務の筆頭でもあります。

「振込が担当者の大きな負担となっているから何とかしたい」「銀行窓口の待ち時間がもったいない」と感じている事業主の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、振込業務をアウトソーシングできる振込代行サービスをご紹介。利用のメリット・デメリットや、利用する際の流れなどもわかりやすく解説します。

振込代行とは？

振込代行とは、取引先への支払いや従業員の給与の支払いなど、振込業務を自社に代わって行ってくれるサービスです。

経理業務のアウトソーシングの一環として請け負う業者もいれば、振込代行だけを専門に行う業者もいます。

「代行」といっても、振込は自社名義で行われるため、相手に経理代行を利用していることを知られることはありません。

振込代行のサービス内容

サービス内容は各社で異なりますが、大まかに次のような作業を行います。

• 取引先業者への振り込み
• 支払明細書の発行
• 支払予定表の作成
• 請求書のファイリング

振込先一覧表は、請求書を送れば作ってくれる業者がいる一方、自社で作成する必要がある、もしくは追加料金で請け負う業者もいます。

銀行振込だけを対象とするところもあれば、ATMやコンビニでの受け取りが可能なところもあります。

振込代行サービスの依頼先

振込代行の依頼先には、大きく分けて次の3つが挙げられます。

• 経理アウトソーシング業者
• 税理士・税理士法人
• 振込代行サービス業者等

経理アウトソーシング業者

経理アウトソーシング業者は、振込代行だけでも請け負いますし、記帳代行や売掛・買掛金の管理など経理業務をトータルで代行することもできます。

税理士と提携する業者もあり、その場合は年末調整や決算書の作成なども代行可能です。

税理士・税理士法人

税理士・税理士法人では、経理アウトソーシング業者ができることのほか、税務相談や確定申告など、税金に関わる業務も請け負えます。

振込代行サービス業者等

振込代行サービス業者の場合、サービス内容は各社で大きく異なります。たとえば、立替後の後払いでOKな業者、リアルタイム送金を売りにしている業者などが存在します。

「送金サービス」や「支払いサービス」「支払い代行サービス」などの名称で運営されている同様のサービスも数多く存在します。

振込代行サービスの種類

振込代行サービスでは、振込の方法について大きく2つのパターンがあります。

• インターネットバンキングを使い、業者が振込作業を代行する
• 資金を預ける専用口座を設け、業者がその口座から振込を行う

インターネットバンキングを使う方法では、振込の申請のみを代行し、承認は自社で行います。業者が自社のお金を動かすことはありません。この方法は、税理士法人や経理代行サービス業者で多く使われています。

専用口座に資金を預ける方法は、振込代行サービスを専門に行う業者に多い手法です。業者の提携金融機関に振込資金専用の口座を開設したり、業者独自のシステムを使ったりする必要があるケースが多いです。

振込代行サービス利用のメリット

振込代行に依頼するメリットには、大きく次の3つが挙げられます。

• 経理業務の負担が軽くなる
• 振込手数料のコストが削減できる
• 作業のミスを減らせる

経理業務の負担が軽くなる

最大のメリットは、経理業務の負担軽減です。

振込データの作成の手間や、銀行に出向いて順番を待つ時間などが削減できれば、残業が減り、コストの削減になります。

時間に余裕ができれば、経営に近いコア業務への集中、兼務であれば専業への専念ができるようになります。

作業のミスを減らせる

代行業者には、確かな経理経験のあるスタッフが集まっています。そのため、業者に任せることで振込先や金額のミスを減らすことができます。

データ作成を自社でする必要がある場合でも、効率よく作成できるソフトやチェック機能の備わったシステムを使い、ミスが起きにくい仕組みを作っている業者もあります。

振込代行サービス利用のデメリット

振込代行サービスの利用では、次のようなことがデメリットとなり得ます。

• 代行料金がかかる
• 当日振込などのイレギュラー対応は難しい
• ITスキル・リテラシーが必要となる

代行料金がかかる

作業の負担は減りますが、代行業者への手数料の支払いは必須です。料金設定や依頼する件数などによっては割高となる可能性もあるので注意してください。

もともと自行宛の振り込みが多い場合も、作業負担の軽減にはなりますが料金面でのメリットは少ないかもしれません。

当日振込などのイレギュラー対応は難しい

振込代行に依頼する場合、多くが翌日の着金となります。銀行の窓口なら当日14時まで当日着金が可能なところが多く、この点は代行のデメリットと言えます。

急な振込に対応する業者もありますが、料金が高くなるか、サービス内容に制限を受けることになるため、利用には注意が必要です。

ITスキル・リテラシーが必要となる

振込代行に依頼するには、インターネットバンキングや独自システムの利用が必須です。そのため、新たなITツールを使う知識やスキルが必要です。変化を嫌う人には負担となるかもしれません。

また、インターネットバンキングではフィッシング詐欺の被害も増えているため、セキュリティ面の知識と対策も必須です。

振込代行サービス利用の流れ

この記事では、インターネットバンキングを使った振込代行の流れを紹介します。

1）オンライン口座を開設

インターネットバンキングに利用するオンライン口座を開設します。

すでにオンライン口座を持っている場合は、その口座を使うことも可能です。

2）請求書を振込代行業者に送付

代行業者に請求書を送ります。業者側は、請求書のファイリングや整理を行います。

業者によっては、請求書の送付ではなく、自社で振込データの作成まで行う必要があるケースもあります。

3）作成された支払予定表の確認

請求書をもとに、代行業者が支払予定表を作成し、送付します。その内容で間違いがないかどうかを自社で確認します。

4）代行業者が振込先をデータ入力

確認が済んだ支払予定表をもとに、代行業者がネットバンキングに振り込みデータを入力します。

5）自社で入力内容を承認後、決済

入力されたデータを、自社で確認します。確認が済んだら、最終の決済も自社で行います。

業者によっては、業者が振込も行い、後日その結果報告が届くというパターンもあります。

振込代行サービスを利用する際の注意点

「振込代行」の業者によって、細かいサービス内容や料金は異なります。思うようなメリットが得られないケースもあるため、業者を安易に選ぶのはおすすめできません。

次の点に注意して、最適なサービスを選びましょう。

自社に合ったサービスを選ぶ

自社に必要なサービスを行っている業者、必要なサービスが基本料金に含まれる業者を選ぶのが得策です。不要なサービスが含まれて高額になるのではムダになってしまいます。

料金だけでなく、たとえば個人宛も可能か、前払いか後払いか、何に追加料金がかかるのかなども確認してください。

作業負担を減らしたいなら、なるべく多くの作業を業者に任せられるところが良いでしょう。
請求書を送るだけでいいのと、振込データを作成して送るのとでは負担が大きく違ってきます。

セキュリティ対策についても確認する

振込という重要な業務を任せるため、業者側のセキュリティ体制の確認も必須です。セキュリティ意識が高いかどうか、実際にどのような対策を取っているのかを確認しておきましょう。

委託先からの情報漏洩には、サイバー攻撃など外部からの被害のほか、代行業者による過失、盗用などのリスクもあります。

あらゆる面で対策を講じている業者であること、業者自体が信頼できる委託先であることが必須条件です。

信託保全についても確認する

インターネットバンキングによる振込代行では、代行業者がお金を動かすことはないのが基本です。しかし、資金を専用口座に預ける形の場合、業者が倒産した場合に資金が守られるかどうかも重要なポイントです。

預けた資金が万が一の際にも保護される「信託保全」の制度があるかどうかも確認しておきましょう。

当社Bricks＆UKアウトソーシングの特徴

最後に、当社「Bricks＆UKアウトソーシング」の振込代行について紹介します。

当社の振込代行も、ネットバンキングを活用して振込のための作業を行います。承認はお客様が行い、当社が口座のお金を動かすことはありません。

依頼時は請求書を送るだけ。請求書の整理やデータ入力、支払予定表の作成やネットバンキングへの入力は当社が行います。あとは、内容の確認と最終決済をしていただければOKです。

当社は、税理士法人を母体とする経理アウトソーシング会社です。振込代行のみならず、経理業務の丸投げも可能。セキュリティ対策も万全です。

さらに、税理士との提携でより幅広く質の良いサービスを提供することができます。

振込代行で負担軽減、業者選びは慎重に

振込業務は、作業自体は簡単でも数が多かったり振込先が複数あったりすると想像以上に手間と時間がかかるもの。繁忙期には特に大きな負担となります。

そこで利用したいのが、振込作業を委託できる振込代行のサービスです。振込代行を使えば、作業の負担が減るだけでなく、振込手数料のコストを削減することもできます。

ミスが多く発生している場合も、代行業者のスペシャリストに任せれば確認だけで済み、精神的な負担も減るでしょう。 ただし、業者の選定には注意が必要です。必要とするサービスを行い、セキュリティ面も万全な業者を選び、有効活用してください。

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