経理担当が突然退職!?リスク回避のためにやるべきことと注意点2024.10.09
経理担当の社員がある日突然退職を申し出たり、心身の不調で出社できなくなったりするケースが増加しています。
経理担当者は、請求書の発行や預金口座の管理、給与計算など、会社のお金に関する重要な業務を行っています。そのため、たとえば経理担当者が1人なのはリスクが高い状態です。その人が突然退職すれば、経理業務が滞り、会社全体に大きな支障をきたすことに。
そうならないよう、会社としてリスク対策をしておく必要があります。
今回は、経理担当者の退職について、その原因や生じるデメリットを深掘りします。また、退職リスクへのいくつかの対処法と、そのうちの1つである経理アウトソーシングのメリット・デメリットなどを解説します。
目次
経理担当者が突然退職するリスク
まずは、経理担当者の突然の退職で会社にどのような影響・リスクがあるのかを見ておきましょう。
「わかる人」がいなくなる
経理業務が属人化していた場合、つまり退職した社員しか把握していない業務がある場合、退職によって「わかる人」がいなくなります。
また、「ブラックボックス化」していて業務の進め方などが個人の裁量にゆだねられていた場合、やり方を模索する必要があります。効率的な方法でなければ、適切な判断ができず効率が下がったりする恐れがあります。
ただし属人化・ブラックボックス化が露見することは、ムダを省くなど業務を効率化して改善するためのチャンスでもあります。
社内業務が遅れる
退職者が担っていた業務を引き継ぐ人がいなければ、会社のお金の動きを把握できなくなったり、請求書などの発行が遅れたりして業務が滞ります。
月末月初や決算期などと重なれば、社員の給与支払いや税務申告にも影響します。
経理担当者が複数いればカバー可能とはいえ、残された社員の仕事が単純に増えるだけのため、対応は遅れます。
取引先や顧客に迷惑がかかる
経理業務が滞れば、社外に迷惑をかける恐れもあります。属人化やブラックボックス化の対処に手間取れば、作業に時間がかかります。
支払いが期日までにできなかったりすれば、信用問題にもつながります。
他の社員も退職するおそれがある
複数の経理担当者のうち1人が退職した場合、残りの人数で対応することにより業務の負担が増えます。
退職理由が多忙による不満だった場合、残った人も同じように退職を考えるようになるかもしれません。
残業代の支払いが増える
残った社員が退職者の分も経理業務を行うとなると、月末月初の残業や休日出勤の必要性が高まります。
そうなれば当然、会社が負担する残業代も増加します。
代替要員の確保に時間がかかる
代替要員の確保も数日内には不可能です。求人広告を出す媒体を選び、募集要項などを決めて募集をかけなくてはなりません。
書類選考や面接などをするうちに、2週間程度は過ぎていきます。
選考でいい人材が見つかっても、在職中ならその会社の退職を待たねばなりません。
引き継ぎやマニュアル作成の時間がない
経理担当者が突然退職した場合、引き継ぎの時間が取れません。属人化やブラックボックス化でなくても、引き継ぎなしでスムーズに作業するのは困難です。
当人がいなくても、マニュアルがあれば対処できます。しかし突然の退職では、マニュアルを作成する時間もありません。トラブルや反発心からの退職であれば、作成の意思もないことが多いです。
なぜ？しかも突然？経理退職の背景とは
経理担当者が突然退職するのには、どのような理由や背景があるのでしょうか。
経理担当者が退職する理由
経理担当者が退職するのには、主に次のような理由が挙げられます。
- 介護などやむを得ない事情
- 別の職種への転換、キャリアアップ
- 人間関係への不満
- 業務多忙による心身の疲弊
- 給料・評価など処遇への不満
- 途切れることのない経理の求人
やむを得ない事情を除いて、多くの場合はいくつかの原因が重なって退職につながります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
介護などやむを得ない事情
家族の介護や育児、あるいは病気や事故によるケガ、配偶者の転勤などにより、本人の意思にかかわらず退職を余儀なくされることがあります。
こういった場合は、退職されて困ると言っても引き留めるのは難しく、突然であることが多いため、あらかじめ予想するのも難しいでしょう。
別の職種への転換、キャリアアップ
経理でない仕事に就きたい、経理の経験を活かしてキャリアアップしたい、という理由で退職する人もいます。
どちらも、「今の会社では実現できない」という理由で退職を選ぶことになります。
人間関係の不満
経理に限らず一般的に最も多い退職理由が、上司や同僚など職場の人間関係に関する不満です。
また経理担当者の場合、不満を持つ相手は所属部署内にとどまりません。
業務の性質上、営業など他部署との間で摩擦が生じやすく、それにより組織全体への不満やストレスが溜まってしまいます。
業務多忙による心身の疲弊
経理の仕事は、日次業務に月次業務、年次業務とやるべきことが多岐にわたります。月末月初には、休みが取れないどころか連日夜遅くまで残業となることも。
バックオフィスで社内での優先度が低いことも背景にあります。たとえば営業社員による請求書発行や経費精算の期限が守られず、経理担当者にしわ寄せが来ていることも。
そのせいで残業が増えれば、心身ともに疲弊してしまいます。
給料・評価など処遇への不満
経理業務は、苦労が給与や評価に結び付きにくいという特徴もあります。
仕事の遅い同僚の分まで数をこなしてもインセンティブがあるわけでなく、評価する上司が経理業務に詳しくないことも多いのが現実。公平・正当な評価がされないと感じ、不満が募ります。
しかも経理は業務上、役員報酬や他の社員の給与の数字も知り得る立場です。格差を知るほど、モチベーションも失われます。
「つぶしが利く」経理の仕事
経理はどの企業でも必要な業務であり、どんな時代でも常に求人があることも退職を選ぶ理由の1つです。失業の心配がなければ、安心して退職できます。
終身雇用の概念が過去のものとなった今、前述のような不満がたまり、他にいくらでも働く場所があるとなれば、「我慢をしてまでとどまる義理はない」「もっといい環境の職場で働きたい」と考える流れも止められません。
ではなぜ「突然」なのか
退職は仕方がないとしても、会社としてはなるべく早く申し出てほしいものです。しかし、不慮の事態を除き、突然退職を申し出る社員側には次のような思惑や事情があります。
- 退職したら他の人に迷惑となるので言い出せない
- 何とか我慢してきたものの、限界が来てしまった
- 引き止められて退職できなくなるのを避けたい
- 自分を犠牲にする必要はない、後は自分には関係ない
単に責任感がない人もいますが、多くはそれまでずっと耐えてきたのが、何かをきっかけに耐えられなくなった、もしくは身体に不調をきたしてしまった、というものです。
不満やストレスが大きいほど、耐えられなくなった時の反動も大きくなります。周りの迷惑を考える余裕がなくなるなどして、突然の退職という結果に至ってしまいます。
法律的には、労働者が退職の申し出をして14日が経てば、民法で退職が認められます（民法627条）。
しかし、それを知らずか認めようとしない会社もあり、体調不良を理由に突然出社しなくなるという強硬手段に出る人もいます。
突然の退職を防ぐのは難しい
会社側にとっては「突然」の退職でも、不満が原因であれば「ある日突然辞めたくなった、だからすぐ辞める」というのは稀でしょう。社員側は「以前からずっと考えていた」というのがほとんどです。
もちろん、社員が不満を持たない環境にするのが一番の対策ですが、なかなか難しいもの。昇給にも増員も簡単にはできませんし、社内ルールの徹底も、部署間の力関係で強くは言えない、という話をよく聞きます。
不満に気づけなければ突然の退職を防ぐのは難しいですし、気づいたとしても解決策を取れなければ、やはり防ぐのは困難です。
退職以外にもある！自社雇用のリスク
自社で経理担当を採用した場合には、他にも次のようなデメリットやリスクがあります。
- 採用にコストがかかる
- 希望の人材を採用するのは難しい
- 経理経験者でも即戦力とは限らない
- 採用しても定着しないおそれがある
それぞれ説明します。
採用にコストがかかる
社員1人を雇うには、パート・アルバイトでも5万円以上、中途採用では数十万から100万円程度の費用が必要となるのが一般的です。
求人広告の出稿料や、面接・選考・結果連絡にかかる郵送料や通話料、適性検査の受験料などのほか、会場利用料などが必要となる場合も。入社が決まれば、備品の購入や歓迎会費用なども必要となります。
金銭のコストだけでなく、時間や手間といったコストもかかります。
希望の人材を採用するのは難しい
転職市場は少子高齢化による売り手市場。他の企業に優秀な人材を取られないよう、それなりの待遇を用意する必要があります。
また、広告を出してすぐに何件もの応募が来るとは限りません。応募があっても、自社の希望通りの人材かどうか見極めるには時間がかかることも。
引き継ぎやマニュアルがないとわかれば、相手からの辞退もあり得ます。急いで妥協して採用し、後悔するのも避けたいところです。
経理経験者でも即戦力とは限らない
経理業務は、その内容や範囲、やり方などが業界や企業によってさまざまです。そのため、経理経験者を雇ったからと言って、即戦力になるとは限らないのが現実です。
自社のやり方に慣れるまで・仕事を覚えるまでには、教育担当となる社員に負担がかかります。1人だった経理が突然退職してすでに不在、といった場合は、経験者でも混乱は必至です。
採用してもまた辞める恐れがある
経理担当者に多い退職理由は、人間関係や残業の多さ、処遇への不満など。前の退職者がそれを理由に退職したなら、改善しない限り、新たに採用した人も同じ理由で辞める恐れがあります。
前述のとおり、経理はどの会社でも必要な「つぶしの利く仕事」で求人も多いため、気に入らなければまたすぐ別の企業に転職することもできてしまいます。
突然の退職にも困らないために～リスクの回避策
突然の退職を防ぐのは難しいとはいえ、何らかの対策を取っておく必要があります。すぐに対処しておきたい5つのリスク回避策を紹介します。
- 経理業務を棚卸しする
- 経理のマニュアルを作る
- 経理を1人だけに任せない
- 経理をクラウド化・デジタル化する
- 経理アウトソーシングを利用する
それぞれ説明します。
経理業務を棚卸しする
突然の退職者が出る前に、あるいは出た場合、まず行うべきは経理の業務の棚卸しです。
現在誰がどの作業を行っているのか、どのような方法、どのような流れで行っているのかの全体像を、管理者が把握しておく必要があります。
経理のマニュアルを作っておく
棚卸しをしたら、その全体像と具体的な作業内容・方法が誰にでもわかるマニュアルを作成しましょう。「その人がいなければできない」という作業をなくすことがポイントです。
手間のかかる作業ですが、属人化やブラックボックス化の解消、業務効率化を図るチャンスでもあります。
業務分担の偏りが明確となれば、改善することで他の社員の退職を防げる可能性も。繁忙期を避けて始めてみてください。
経理を1人だけに任せない
1人にすべての経理業務を任せるのではなく、複数人で作業する体制にしましょう。
専任が無理な場合は、他の業務との兼任でサポート程度でもよいでしょう。
1人に任せておくことは、多忙な上に有休も取りづらい状況に社員を置くことになります。その人が辞めてまた別の1人に任せても、退職リスクはなくなりません。
経理業務にジョブローテーションを取り入れるのも1つの方法です。
経理業務をIT化・クラウド化する
経理業務をIT化したりクラウド化したりすることも、退職リスクの防止につながります。
IT化とは、会計システムや経費精算システムなど、業務を効率化できるITツールを導入することです。ペーパーレス化することで、管理・共有が楽になります。
システムは、クラウド化すれば常に最新バージョンのソフトが利用でき、会計事務所などとの連携もしやすくなります。災害や火事などによる情報の紛失リスクもありません。
経理業務をアウトソーシングする
退職リスクへの対策として、経理業務をアウトソーシングすることもおすすめです。
経理アウトソーシングとは、経理業務の一部あるいはすべてを外部業者に委託することです。事業規模や業務内容に関係なく、記帳や給与計算などの経理業務を委託できます。
経理業務をアウトソーシングすれば、社員ではないため退職されるリスクはありません。それ以外にも、経理アウトソーシングによるメリットは複数あります。
経理アウトソーシングをおすすめする理由
経理アウトソーシングを活用する主なメリットには、次のようなことが挙げられます。
- 経理の雇用関連リスクと無縁になる
- 経理作業のミスを防止できる
- 属人化・ブラックボックス化が防げる
- コストが削減できる
- 社員による不正等を防止できる
- 法改正への対応も任せられる
- コア業務に専念できる
- 役員報酬や財政状況を社員に知られずに済む
それぞれ説明します。
雇用関連のリスクと無縁になる
経理をアウトソーシングすれば、経理業務を行うスタッフを雇用・管理するのもアウトソーシング業者の役目です。
自社の社員でなければ、雇用管理も福利厚生などの労務管理も、求人の募集・選考などの手間も不要です。人間関係のトラブルも起きません。
経理作業のミスを防止できる
アウトソーシングでは、経理を専門に行うスタッフが業務に当たります。そのため、経験の浅い社員に任せるよりミスが少なく、安心して任せることができます。
経理にミスが起きると、その穴埋めや対応にも時間や費用がかかりがちですが、その心配もありません。
属人化・ブラックボックス化が防げる
経理業務をアウトソーシングするには、業務の引継ぎとデータの共有を行う必要があります。
情報を共有することで、社内での属人化やブラックボックス化を防げます。すでにそうなっている場合も、解消することができます。
金銭的・時間的・人的コストが削減できる
経理アウトソーシングを活用すれば、社員を雇うよりも高い確率でコストを削減できます。
というのも、自社で人を雇うには月々の給与や交通費、社会保険料など、パート社員でも月に十数万円の負担は必須です。経理業務は残業が長時間となることも多く、割増賃金も必要となるでしょう。
その点、経理アウトソーシングの場合は、処理件数などにもよりますが月に数万円から数十万円。うまくいけば、費用は正社員の給与の半額程度にまで抑えられます。
募集の際の求人広告や、入社時の歓迎会、備品の購入などの出費もあります。教育訓練の費用がかかるケースもあるでしょう。
社員による不正を防止できる
経理担当の社員による横領のニュースを目にしたことのある人も多いでしょう。自社で経理を行う場合、社員が不正行為により会社のお金を私物化するリスクもゼロではありません。
横領のために数字を改ざんされると、発覚に時間がかかります。少しずつ横領し、数十年にわたって莫大な額を横領したケースもあります。
経理をアウトソーシングすれば、内部の人間による不正行為の心配がなくなります。不正防止のチェックを行う手間や時間も省けます。
法改正への対応も任せられる
経理を丸ごとアウトソーシングすれば、業者が法改正に速やかに対応し、業務を適正な方法で滞りなく遂行してくれます。
自社で経理業務を行う場合は、税制などの法改正のたび、研修やセミナーなどで情報をアップデートする必要があります。
法改正に気づかず処理を続けていると、さかのぼっての修正が必要になるなど混乱しがちです。対応策について、アドバイザーに相談が必要となる場合もあるでしょう。
コア業務に専念できる
一人会社や人材不足で経理とコア業務を兼任しているような場合、経理のアウトソーシングでコア業務への専念ができるようになります。本業に専念できれば、生産性の向上も果たしやすくなります。
経理業務は毎月・毎年行う時期が決まっているものが多く、兼任して繁忙期と重なれば、本業に悪影響が出てしまいます。
役員報酬や財政状況を社員に知られずに済む
経理業務をすべてアウトソーシングすれば、会社の財政状況や役員報酬の額、お金の流れといった重要事項を社員に知られることがなくなります。
通常、経理担当者は役員報酬や社員の給与額を知り得えます。他部署の社員に情報を漏らしたり、財政状況の悪化に気づき、危機感を覚えて退職してしまったりするケースも。
一般に「経理が突然やめるのは倒産の兆し」という風説もあるため、他の社員にも影響が及ぶ恐れがあります。
経理アウトソーシング利用のデメリット
経理業務を外部に任せることには、デメリットもあります。把握した上で利用しましょう。
社内にノウハウが蓄積されない
経理を丸ごとアウトソーシングした場合、経理に関する業務知識や法改正などのノウハウが社内では蓄積されないことになります。
将来もし経理を内製化することになった場合には、体制を整えるまでに時間がかかるでしょう。内製化の可能性があるなら、契約終了の際にノウハウを引き継げるかなども確認しておくことをおすすめします。
当事者意識が薄れるおそれがある
経理は「経営管理」であり、会社にとって重要な業務である一方、バックオフィスの作業が多いため軽視されがちという面もあります。
そのため、すべてを外部に委託してしまうと、当事者意識が薄れ、たとえば経営者が数字を見なくなる、定期的な確認をおろそかにして手遅れになる、といった危険性も。
あくまで効率化・コストダウンのためと理解の上で、経理アウトソーシングを活用してください。
経理アウトソーシング利用に失敗しないための注意点
経理のアウトソーシングは、使い方によって失敗してしまう例もあります。最後に、利用の前に押さえておきたい注意点を解説します。
業務を棚卸しし、委託すべき業務を吟味する
委託をする前に、まずは社内で経理業務の棚卸しをする必要があります。どんな作業をどのような流れで、いつ行っているのかを明確にし、委託すべき業務範囲を決めてください。
そうすれば、余計な支出を減らせ、業者への引き継ぎもスムーズにできます。
棚卸しした時点でムダが判明したり、効率化の方法が他に見つかったりする可能性もあります。
複数の業者から見積もりを取って比較する
経理アウトソーシングの料金や業務範囲などは、業者によって異なります。そのため、複数の業者から見積もりを取り、比較して選んでください。
設定されたプラン料金のほか、イレギュラーな対応にかかるオプション料金も各社で異なります。公式ウェブサイトのプラン例を見て安いと思っても、追加料金などで結果的に人を雇うより高くつく可能性も。
委託する業務を洗い出し、自社のニーズと予算に見合った業者を選ぶことが重要です。
業者のセキュリティ体制を確認する
経理のアウトソーシングでは、外部業者に自社のお金の流れや社員の個人情報などを共有しなくてはなりません。そのため、セキュリティ対策が万全な業者を選ぶことも大切です。
外部からのリスクに備えたセキュリティ対策、社内でのデータの取り扱いルールなど、社内外両面でのリスク対策の内容を事前に確認しておきましょう。
業務の質やレベルを確認する
委託業者を選ぶ際は、経理業務のレベルも確認しましょう。自社が求めるレベルを明確に提示して、条件を満たす担当者を付けてもらえるかどうかを確認してください。
その際は、経理の経験年数や資格の有無など、具体的な条件を提示することが大切です。
1カ月などお試しで利用できれば、その期間に経理のレベルを確認し、長期的に委託するかどうかを検討してください。
退職リスク回避にも経理アウトソーシングがおすすめ
経理人材の突然の退職は、会社にとって大きな痛手です。退職を防ぐための取り組みも重要ですが、当社では1つの選択肢として経理アウトソーシングの活用をおすすめします。
経理アウトソーシングを活用すれば、退職に影響されないだけでなく、人材採用にかかる時間的・人的・金銭的コストを削減できるなどのメリットがあります。
ただし、経理アウトソーシング先を探す際は複数の業者を比較して決める必要があります。料金と業務レベルのバランスや、セキュリティ対策、運用ルールなどをチェックしましょう。
Bricks&UKでは、税理士法人を母体としたグループのネットワークで質の高い経理アウトソーシングサービスを提供しています。1カ月などのお試しも可能ですので、お気軽にご相談ください。
