経理の経験がなくても、起業当初は「自分でやれば節約になる」と自力でこなそうとする人が多いもの。しかし、事業が成長するにつれ、経理業務も複雑になります。

もともとやりたいわけではない経理業務、領収書が山となって本業にも集中できず、「誰かにやってほしい」と思っていませんか？

今回は、そんな「やりたくない」の原因を紐解き、解決する方法を6つ紹介します。解決のキーワードは「効率化」ですが、そこには落とし穴もあるので解説します。ぜひ参考にしてください。

なぜやりたくない？経理業務の大変なところ

経理をやりたくない理由のほとんどが、業務の大変さにあります。まずはそこから確認しておきましょう。知識なく行うことで、次のようなことが大変と感じます。

やることが多い

経理の仕事は多岐にわたります。毎日の取引の記帳から、請求書の発行・管理、入出金の確認、経費精算、そして年末調整や確定申告などまでさまざまです。

どれも専門知識が必要で、正確でなくてはならない細かい業務。すべて自分1人でやろうとすると、神経を使いますし、知識がなく調べながらの作業は特に時間もかかります。

締切に追われる

経理業務は、締切に追われる仕事でもあります。伝票入力など日次業務、請求書発行や支払い、給与振込などの月次業務、年末調整そして決算、確定申告など、締切が次々とやってきます。

取引先が増えるほど、作業は増えて複雑化します。締め切りが近いのにできていないとなれば、本業にも集中できません。

簿記などの専門知識が必須である

会計ソフトは初心者にも簡単にできると言われますが、まったくの未経験者には「この取引はどう入力すべき？「この勘定科目は何？」などの疑問が次々に出てきます。

不明点があればその都度、自力でなんとかしなくてはなりません。本やネットから何とか似たような例を見つけ、これで正しいのかどうかも不安なまま処理をする、そんな日々が続きます。

ミスに対するプレッシャーが大きい

経理のミスは、取引先や顧客に迷惑をかけ、場合によっては大きな信用問題ともなり得ます。もちろん経営の先行きにも影響します。

忙しい中で慣れない作業をしていれば、ミスをしたり、それを見逃したりする可能性も高いでしょう。「ミスは絶対に許されない」そんなプレッシャーは、精神的に大きな負担です。

アナログな作業で時間がかかる

領収書の仕訳、現金の突き合わせ、通帳記入など、経理にはアナログ的な作業も多くあります。紙ベースでの作業なら、なおさら時間がかかるでしょう。

本業に集中したい時、急いで行った銀行の窓口に長蛇の列…となれば、貴重な時間をムダにしているようでイライラ。ストレスもたまります。

本業に集中できない、時間がない

事業主・経営者の本業といえば、会社の利益や成長に直結する業務です。新たな企画・商品開発や顧客との良好な関係の構築、マーケティング戦略の立案・実行など。

しかし、経理業務も放ってはおけず、銀行の窓口が空いている昼間に作業するとなると、本業の時間が削られます。土日などの休日にも働くとなれば、休む暇もなく、疲労がたまる一方です。

専門人材がいないことのリスクもある

会計ソフトなどを駆使し、どうにか経理をこなしているつもりでも、経理の専門人材がいない穴を埋めるのは困難です。

税金など法改正への対応、資金繰りの悪化の見逃し、知識があればできたはずの節税対策…。正確な経営状況を把握できなければ、資金調達をしようにも、融資を断られてしまう可能性があります。

表面化せず、目に見えないリスクも大きいと言えます。

中小企業こそ経理を効率化すべき理由

経理業務には大変なことも多いですが、事業に必要不可欠なのも経理です。そこでやるべきは、経理業務の効率化です。

中小企業こそ経理を効率化すべき理由について、時間やコスト、そして事業の成長という観点から見ていきましょう。

【時間】貴重な時間は本業に使う

必要な知識や情報を調べながらの作業では、多くの時間がかかります。経理業務を正しく行い、締め切りを守るには集中する時間も必要ですが、本来、経営者が自らの時間をかけるべきはそこではありません。

経理を効率化すれば、商品やサービスの開発、新規顧客の獲得、従業員の育成などに時間を充てられます。そうすれば生産性も向上し、事業の成長スピードも速まるでしょう。

【コスト】無駄も手間も削減すべし

経理業務を効率化することで、コストは大きく減らせます。アナログな手作業が多いと、紙などの消耗品費や印刷費用がかかるほか、作業に時間がかかればそれだけ、光熱費などもかさみます。

また、非効率さは入力ミスによるやり直し、税務の処理間違いによる追徴課税、資金繰りの悪化といった見えないリスクを増大させます。

効率化によって無駄や手間を省き、トータルコストを抑えたいものです。

【成長】正確な経理がもたらす恩恵

経理は、単なる記録ではなく、現状把握や今度の指針として重要な役割を持ちます。経理業務を効率化し、正確な数字をリアルタイムで常に把握することは。経営の健全化にも必須です。

どんぶり勘定でその場は何とかなっても、それでは意味がありません。

効率化の実現と「やりたくない」を解消する6つの方法

では、経理効率化と「やりたくない」経理から解放されるための6つの方法を見ていきましょう。

• 経理経験のある人材の採用
• 経理業務の棚卸しと重要度の明確化
• キャッシュレス化・ペーパーレス化の実現
• クラウド会計ソフトの導入
• 最新ITツールの導入と連携による自動化
• 経理アウトソーシングの活用

それぞれ説明します。

経理経験のある人材の採用

もっともダイレクトな解決策は、経理の業務経験がある人材を採用することです。簿記の知識を持ち、3年以上の実務経験があれば、日次業務から決算までスムーズに進めてくれるでしょう。

社長が経理作業から解放されるだけでなく、正しい経理が可能になり、税務上のリスクも減らせます。経営状況の把握もより迅速に、的確に行えるようになるはずです。

ただし、採用の手間やコスト、給与などの人件費がかかることは避けられません。

経理業務の棚卸しと重要度の明確化

業務の効率化に必要なのは、現在行っている業務を棚卸し、つまり可視化して整理することです。

領収書の整理、請求書の発行、入金の確認、経費の仕訳、支払いなどの作業を細かく洗い出し、重要度や作業頻度などを明確化させます。

その日のうちにやらねばならないこと、自分でやるべきこと、自動化できそうなことなどが区別できると、次に何をすべきかが見えてきます。

請負開始までの流れ

キャッシュレス化・ペーパーレス化の実現

今後、業務効率化に向けて必須となるのが「キャッシュレス化」と「ペーパーレス化」です。紙への押印や手入力など、アナログな作業は効率化の大敵なので、すぐにでも取りかかりたい対策です。

小口現金の利用をなくせば、「2円合わない」「なぜだ」などと時間を取られることもありません。ネットバンキングを利用すれば、窓口に並ぶ必要もなくなります。

請求書などの書類は電子データでやり取りして保管すれば、いつでもすぐに見ることができます。ファイリングに使う文房具やキャビネットなどの備品、保管スペースの確保や廃棄のコストも不要です。

クラウド会計ソフトの導入

会計ソフトを導入していないなら、クラウド型の会計ソフトを導入することをおすすめします。

導入しているのが従来のインストール型で、特定のパソコンからでないと作業や閲覧ができない場合も、クラウド型に移行することでグンと効率化できます。

クラウド会計ソフトは、ネット環境があればどのデバイスからもアクセス可能。銀行口座などと連携させれば、データを取り込んで自動仕訳もしてくれます。

クラウド型なら複数人で共有もできるので、不正の防止にもつながります。常に最新のバージョンが使え、法改正などへの対応も万全です。

最新ITツールの導入と連携による自動化

会計ソフトだけでなく、その他の最新ITツールを導入すればさらなる効率化が図れます。たとえば請求書発行システム、経費精算システム、勤怠管理システムなど。

システムを連携させれば自動化が進み、二重入力や手作業による転記ミスはなくなります。正確な作業を大幅に時短できるため、本業への集中も容易になります。

ツールの導入にはどうしてもコストがかかります。でも、ITツールの導入に活用できる助成金や補助金もあります。
導入を考えるなら、社労士や税理士にも相談することをおすすめします。

経理アウトソーシングの活用

採用活動の時間も取れない、ITツールなんてどれがいいかもわからない、業務の棚卸しも何から始めていいかわからない、そんな暇もない…そんな時に、自社内で完結させる必要はありません。経理業務を外部にアウトソーシングすることも検討してください。

経理アウトソーシング会社は、経理を専門に代行しているため、正しい方法で無駄なく効率的に業務を進めてくれるはず。

多くの会社が業務フローの改善やシステムの導入サポートも行っていて、頼りになります。振込など一部のみの代行も、経理業務の丸投げも可能です。

ただし経理アウトソーシングを引き受ける会社は数多くあり、業務範囲や質などはさまざまです。人件費ほどでないにしてもコストはかかるものなので、慎重に選びましょう。

毎月の業務フロー

経理を効率化するはずが…？の落とし穴

最新のITツールを使えば、経理業務が効率化できます。ただし、ツールはあくまで道具であり、正しく使いこなせなくては効率化も実現できません。

自社に合ったITツールを導入し、必要な設定を行い、正しい使い方をしてこそ効果が出ます。高い費用を払って導入したものの、活用している機能はごく一部で、使いこなせないまま手作業を続けていたというケースも見られます。

「丸投げ＝何もしなくていい」と思っていた

「経理をアウトソーシング会社に丸投げすれば、自社ではもう何もしなくて大丈夫」そんな風に誤解している人もいるようです。

しかし、作成された書類などを確認することや、代行業者とのルールを守ることは委託後も必要ですし、情報共有も欠かせません。

また、放置してしまえば、現状の把握ができません。アウトソーシングで実現できるはずの正しい経営判断もできず、経営が悪化してしまう可能性も高まります。

初期投資をケチり、とにかく安い方法を選んだ

経理を効率化させるために、ツールの導入やアウトソーシングへの委託をすれば、初期投資やランニングコストが必要になります。

しかしそこで「どれでも（どこでも）同じだろうから、とにかく安いのがいい」と思って選んでしまうと、失敗につながります。

自社に必要な機能がないツールを導入してしまったり、連携させることで効果が出るものを一部しか導入しなかったり。安い業者に頼んだらミスが多くてクライアントに迷惑がかかった、なんてこともあります。

目先のコストだけでなく、長期的な視点で本当に必要なものを見極め、投資することも必要です。

導入実績

現場を無視し、トップダウンで効率化を進めた

自社の経理業務の現状を見たり、実務担当者にヒアリングしたりせず、「最新」や「多機能」なツールを選び、机上の空論で業務フローの変更を進めてしまうことも、失敗の一因です。

新たなツールの導入や業務フローの変更は、担当者にとって負担となります。慣れるにも時間がかかるため、繁忙期と変更が重なると不満やストレスの原因に。

現状にあったツールでなければ、かえって手間が増えて効率ダウンになることもあります。ツールの使用が定着せず、複数の担当者が各自の手法を使うようなことになれば、周りにも迷惑がかかります。

導入の際は、導入前に説明して理解を得、導入後は使い方のレクチャーをするなど、体制も整備することが必要です。

効率化は過去にしたからいいと思っている

効率化は一度で済むものではありません。過去に実践しても、また繰り返し進めていく必要があります。

というのも、税法の改正や新たなITツールの登場、事業規模の拡大や人員配置の変更など、経理業務を取り巻く環境は常に変化しているからです。

一度きりのイベントではなく、継続的に必要なプロセスととらえ、計画的に進めていきましょう。

経理をやりたくないならBricks＆UKアウトソーシング

事業経営に経理は欠かせませんが、やりたくないと思いつつ進めても効率は上がらず、経営に良い成果も得られにくいもの。それならいっそのこと、経理を専門家に任せてみてはいかがでしょうか。

おすすめは、経理アウトソーシング業者への委託です。一部でも丸投げでも、繁忙期だけの利用も可能で、経理経験のあるスタッフによる正しい経理代行サービスが受けられます。

コストはパート社員1人を雇うよりも安く済むのが一般的。雇用と違い、労務管理なども不要です。ミスの可能性も少なく、セキュリティ面でも信頼のおける業者を選べば安心です。

当社Bricks＆UKアウトソーシングは、外部委託に不安を抱くみなさまのため、1カ月間のお試し利用も可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

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