中小企業では、経理などバックオフィス業務に多くの時間を取られ、本業に専念できないという声をよく聞きます。また、担当者を置いているケースでは、毎月の残業代が結構増えている、という嘆きの声も。

そのため、喫緊の課題となるのが事務作業の効率化です。事務を効率化できれば、本業に充てる時間が増え、生産性の向上や利益の拡大につながります。

今回は、事務を効率化するための具体的な方法５つを紹介します。

効率化が今すぐ必要な理由

少子高齢化が進む現在、どこの業界・企業も人手不足は深刻な状態。ただでさえ難しい「優秀な人材の確保」が、より困難な時代となっています。

そこで必須となるのが、今ある人員などのリソースを最大限に活かすことです。限られたリソースで生産性の向上を図るには、まず業務効率化が第一の課題。特に、利益に直結しない事務作業に割くリソースは、最小限に抑えなくてはなりません。

事務効率化で得られる3大メリット

事務の効率化は、単なる作業時間の短縮にとどまらず、経営全体に複数の大きなメリットをもたらします。特に大きな3つのメリットを見ていきましょう。

コア業務への集中で売上アップ

データ入力や書類の整理といった定型業務を効率化すれば、それにかかる時間が大幅に削減され、営業活動や経営戦略の立案といったコア業務に集中できるようになります。

ミスの削減で業務品質と信頼性アップ

効率化は、手作業によるデータ入力や手計算といった手間をなくすことでもあります。そうなれば、ヒューマンエラーの発生率が確実に減らせます。

ミスによるトラブルを防ぎ、業務品質が向上すれば、組織の信頼性も高まります。

モチベーションの向上と離職の防止

無駄な作業、それによる長時間労働が続けば、働くモチベ―ションが下がるのも必至。やりがいやワークライフバランスを求め、離職する人も出てきます。

効率化は、業務へのやる気の回復、優秀な従業員の流出防止にもつながります。

事務効率化を実現する5つの具体策

では事務の効率化とは具体的に何をすればいいか、難易度の低いものから見ていきましょう。

PCスキルの向上とデジタル時短

もっとも着手しやすく低コストなのは、従業員の個々のPCスキルの向上を図ること、そしてデジタル環境を改善することです。

具体的には、PCのショートカットキーの習得、よく使う社内外文書のテンプレートの整備、PC内のファイルの整備などです。

この方法で、日々の作業時間を短縮することができますが、やや地道で劇的な効果は期待できないほか、スキル向上やテンプレートの使用定着などには時間がかかる可能性もあります。

業務フローの見直しとマニュアル化

ムダな業務の流れや個別の作業をなくし、業務を標準化、つまり誰にでもできるようにすることも効果的です。

まずは業務を可視化し、非効率な作業をなくし、フローを見直します。業務マニュアルがない場合は、すぐにでも作成し、共有すべきです。

この方法で、業務内容が1人にしかわからない「属人化」が解消でき、業務の滞りを防げます。ただ、業務の見直しやマニュアル化自体にも時間が取られがち。ノウハウがなければ、改悪になる可能性も秘めています。

ITツールの導入とペーパーレス化

今や、業務効率化といえばデジタル化は避けて通れません。チャットツールやタスク管理ツールを使えば、コミュニケーションを効率よく取りつつ、業務の優先順位を可視化できます。

契約書や請求書などを電子化し、ペーパーレスを実現できれば、書類探しや保管などにかかる時間も大幅に短縮可能です。

ただし、ツール導入にかかるコストは必須ですし、どのツール・システムが自社に合うのかの見極めも重要です。ツールの選択ミスで余分な手間が残った、というケースもよくあります。

RPAなどITシステムの活用

RPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、ソフトウェアロボットにデータ入力や集計といった定型業務を代行させるITシステムです。

RPAを導入すれば、パソコン上で行う多くの定型業務を自動化でき、大量のデータもハイスピードで処理可能。劇的な業務効率化が実現します。

費用対効果は高いものの、初期費用が高額になります。また、導入時のシナリオ設定や運用には、専門知識のある人材が必要となるため、高額なコンサル費用がかかるケースもあり、中小企業にはややハードルが高い方法でもあります。

業務のアウトソーシング

自社のリソースなしで経理や総務などの事務を効率化するには、経理や総務などの事務を外部の代行業者にアウトソーシングするという方法もあります。

代行の開始・業務の遂行に手間はほとんどかからず、代行業者が主導して進めてくれます。事務に特化した専門集団に委託すればより安心です。

委託にコストはかかりますが、同じように専門知識を持つ人材を自社で採用することを考えれば、採用コストを始めとした多くのコストを節約できます。

事務効率化の最適解は「アウトソーシング」

上記の具体策のうち、無駄な費用や工数をかけず、最速で最大の効果を出すための現実的な方法と言えるのがアウトソーシングです。ここでは、改めてアウトソーシングのメリットを確認し、業者選びのポイントも押さえておきましょう。

アウトソーシングを選ぶ3つのメリット

アウトソーシングは、他のどの方法よりも簡単に、確実に効率化を図れます。その主な3つのメリットを見ていきましょう。

作業からの解放でコア業務に専念

データ入力や請求書などの処理など、すべてのノンコアな定型業務は専門業者に委託できます。一部業務の委託でも、丸投げでもアウトソーシング可能です。

自社は煩雑な事務作業から解放され、売上を左右する商品開発や営業活動、戦略の立案といった重要業務に専念できます。

プロのノウハウ活用で業務品質も向上

事務のプロが業務を請け負うため、ヒューマンエラーのリスクは極めて低くなります。ノウハウを得た上での作業は、必然的に品質も高く、信頼も高まります。

自社内でブラックボックス化した業務は不正のリスクも高くなりますが、セキュリティのしっかりした業者を選べばその点も安心です。

コストも効率化！雇用より高コスパ

人材を雇うには、採用コストや人件費、教育研修費などさまざまなコストが固定費としてかかります。

しかしアウトソーシングなら、必要な時期だけ必要な業務を委託可能。費用は変動費に転換できるので、費用対効果は抜群です。

失敗しない代行業者選びのポイント

メリットの大きいアウトソーシングですが、代行業者によってサービスの範囲や質、料金体系などが異なります。そのため、効率化のはずが逆に手間と感じたり、見積もっていたよりも高額になったりするケースもあるので注意が必要です。

重要なのは、自社のニーズに合った代行業者、柔軟に対応してくれる業者を選ぶことです。具体的に、契約前に確認すべきポイントを見ておきましょう。

委託範囲の明確化

まずは自社でどの事務作業が本業の妨げとなったり、業務がストップする原因となったりしているのかを明らかにします。何を依頼したいかはっきりさせたうえで、業者にはどこまで委託可能かを具体的に確認しましょう。

たとえば、領収書や請求書を送れば整理した上でデータ化してくれる業者もあれば、自社で領収書などを整理した上で業者に送らなければならないケースもあります。

決算書類の作成や年末調整など、税務関連の業務は税理士資格が必要です。アウトソーシング会社には、税理士法人が母体となっている会社や、税理士と提携している会社と、そうでない会社があります。その点も必ず確認してください。

料金体系と「基本料金」の範囲

無駄をなくすには、料金体系も自社に合ったものを選ぶことが必要です。

多いのは、「定額制」または「従量課金制」のいずれかです。定額制は、月額料金が決まっていて、毎月同じ額を支払います。作業量が常に大量な場合などに向いています。

従量課金制は、仕訳数や作業時間によって料金が決まる仕組みです。繁閑の差が激しい場合には特に、無駄なコストを節約できます。

また、基本料金に何が含まれているか、何が追加代金扱いなのかも要チェック。基本料金で当然やってもらえると思っていた作業がオプション扱いで別料金となれば、割高になってしまいます。

同規模の会社・業界での実績

アウトソーシング会社にとって、大企業より中小企業の方が、代行の難易度は高いのが一般的です。そのため、契約しようとする業者が中小企業のアウトソーシング実績を持っているかどうかも重要なチェックポイントです。

また、業界によって経理処理などが異なるケースでは、その業界の代行実績がアウトソーシング会社にあるかどうかも確認しておきましょう。

柔軟な対応力やサービスの質

中小企業の代行の難易度が大企業より高いのは、会社による組織や業務の進め方などの違いが中小企業はより大きいからというのが理由の1つ。そのため、画一的なサービスではニーズを満たせません。

たとえば急な依頼でも受けてもらえるか、今使っているソフトをそのまま活かせないかなど、どこまで柔軟な対応をしてもらえるのかを確認しておきましょう。

担当者との連絡の取りやすさ、報連相などの業務体制なども、サービスの質を決める大事なポイントです。

情報漏洩を防ぐセキュリティ体制

アウトソーシング会社に業務を委託するには、自社の機密情報を共有する必要があります。そのため、どのようなセキュリティ対策を取っているのかも必ず聞かねばなりません。

社外からの防御策だけでなく、社内スタッフによる不正を防ぐセキュリティ体制も必須です。これらをすべて確認して自社に合った代行業者を選ぶことで、アウトソーシングの失敗を防げます。

事務の効率化はアウトソーシングが最適解

人手不足や採用の不振、突然の退職者など、人員に関わる悩みは尽きません。そんな状況の中で事業を持続、より成長させるのに欠かせないのが業務の効率化です。

自社内だけで取り組むことももちろん可能ですが、それには相応のエネルギーも必要です。本業のかたわらで進め、成果を出すことは簡単ではないでしょう。

そこでおすすめしたいのが、バックオフィスである経理や総務など、事務作業のアウトソーシング。ムダに感じる作業を切り離し、自社の人員やコストなどのリソースを有効活用してください。

アウトソーシング先を探すなら、ぜひ当社「Bricks＆UKアウトソーシング」もご検討ください。当社の母体は、中小企業のコンサルを得意とする税理士事務所です。単なる作業代行ではない、利益率アップのための業務フロー改善からお手伝いいたします。

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