事務局代行なら、イベントのスタッフ管理やシフト登録も手間いらず！2025.10.30

新商品のPRイベントをやりたいけど、社内にイベント運営のノウハウやリソースがない…そんな悩みはありませんか？

日常の業務に加え、慣れないイベントの運営を行うのは不安もあるし、本業を圧迫しかねない負担でもありますよね。そこでおすすめしたいのが、事務局代行サービスを活用することです。

この記事では、事例として、業務委託スタッフの管理やシフト登録といった事務作業の委託ケースを紹介、事務局代行サービスのメリットを解説します。

イベント裏側にある「見えない事務作業」

イベントを成功させるのに必要な業務は、企画やPR、当日の司会進行など表立ったものだけではありません。むしろ、円滑な運営には、その裏側にある煩雑な事務作業を、もれなく正確に、スムーズにこなすことが重要です。

たとえば、イベント運営には次のような「見えない事務作業」が発生します。

こういった作業は、イベント前後の短期間に集中します。そのため、人員や時間などのリソースをかけなければ、抜けやもれなどが発生しがち。トラブルにつながり、イベントの質や来場者の満足度を下げる結果となります。

自社にリソースがなければなおさらで、イベント準備で他の業務がストップする、最悪の場合はイベントの中止を余儀なくされるといったことも起こり得ます。

自社の負担を最大限に抑え、かつイベントを成功させるために活用したいのが、事務局運営の代行サービスです。

事務局代行サービスは、文字どおりイベントの事務局の運営を代わりに行うサービスのこと。たとえば、次のようなイベントの運営で活用できます。

主なイベントの種類	委託できる事務作業の例
新商品・サービス発表会、PR試食会	招待状の発送、参加者名簿の管理、会場手配の補助、メディア関係者からの問い合わせ対応
ビジネスセミナー、講演会	参加者の申込受付・管理、参加者への連絡対応、資料の印刷・発送、アンケート集計
ユーザー交流会、ファン感謝祭	抽選・景品発送を含むプレゼントキャンペーン事務局、参加費の入金管理、問い合わせ窓口の設置
会社説明会、採用セミナー	参加予約登録の管理、当日の誘導スタッフのシフト管理、学生からのメール対応

特に、セミナーやキャンペーンには、受付や問い合わせ対応、データ管理など、多くの事務作業が発生します。これらすべてを自社で行うには、相当の経験やイベント専門の部署といったリソースがないと難しいものです。

事務局代行サービスの活用イメージが明確になるよう、実際の事例を見てみましょう。

クライアントA社は、主に婚活パーティーの企画・運営を行う企業です。各地で開催するイベントのスタッフ管理は、入れ代わりやシフトの調整もあり、大きな負担となります。そのため、次のような業務をアウトソーシング会社（当社）に依頼しました。

業務のタイミング	主な代行内容
月次業務として	・婚活パーティーの情報を得て、管理用ツール（kintoneなど）に登録、業務委託スタッフに公開・対応可能な日のシフトを集め、未提出者には督促
	・クライアント企業によるパーティーと運営スタッフのマッチング後、情報を管理用ツールに反映・業務委託するスタッフに発注書を送付
	・決定後に都合が悪くなったスタッフのシフトや、パーティーの調整
随時の業務として	・新規あるいは解除となる業務委託スタッフの情報を得たら、管理ツールのマスター登録・解除を行う

これにより、A社は自社従業員の業務負担を大幅に軽減。そして、コア業務であるイベント自体の企画や演出、営業活動などに専念できるようになったということです。

この事例では、これまで自社で行っていた事務作業を切り離してアウトソーシングし、負担を減らしています。もちろん、初めてイベントを開催するにあたり、ノウハウがない状態で事務局運営をアウトソーシングすることも可能です。