経理ソフトを導入したのにまだ非効率？システム化してムダをなくそう2026.01.13
経理ソフトを入れたのに、あいかわらず転記やデータ確認に時間を取られている、なんてことはありませんか？
ソフトは業務効率化の有力なツールですが、単独では真の効率化を実現できません。必要なのは、ソフトの能力を最大限に引き出すシステム化。どのようにシステムを構築するかで、結果は大きく違ってきます。
今回は、経理の効率化に欠かせないシステム構築について解説します。
【この記事の監修者】 株式会社Bricks&UK Outsourcing業務コンサルタント
経理の業務設計・運用に優れたコンサルタントが、効率的で正確な業務請負いをお約束します。
目次
経理ソフトの本領発揮はシステム化してこそ
ソフトを導入しても手間がなくならない場合、主な原因として「ソフトのポテンシャルが十分に活かされていない」ことが考えられます。どういうことか、見ていきましょう。
ソフトは道具、システムはデータの自動連携
経理ソフトには、それぞれ役割があります。たとえば、売上の管理をしたければ販売管理ソフト、会計入力をしたければ会計ソフトという具合です。
それぞれのソフトは単独で働くため、ソフト同士をつないでシステム化しないと、本当に「便利な状態」にならないことも多いです。
ソフトとソフトをつないで「データの流れ」を作り、人の手がなくても情報が自動でまとまるようにすること、それが「システム化」です。
設計せずに導入するのは失敗のもと
ソフトを導入する際は、まず効率化に向けた全体の業務設計を行い、必要となるソフトを選んでシステム化していくのが基本です。
計画なく、その時その時に必要なソフトを導入してしまうと、ソフト同士のデータ連携ができず、相互作用が働かないことも。そうなると、二度手間や手作業が残り、コスト削減にもつながりません。
システム連携ができていれば、たとえば販売管理ソフトで作った請求書データは会計ソフトに自動で流れ、経理担当者が手入力する必要はありません。ミスや漏れの心配もありません。
しかし、システム化されていなければ、手動で請求書の内容を転記したり、CSVファイルをインポートしたりする手間が生じます。手作業による入力もれなどの可能性も生まれてしまいます。
正しい経理システム設計の大きなメリット
経理システム化の正しい姿とは、単にそれぞれの作業にソフトを取り入れるだけではなく、複数のソフトを適切につなぎ、データが自動で効率よく流れる状態にすることです。
それによって、各ソフトの機能がより広く発揮され、会社全体に大きなメリットをもたらします。
自動連携による、ミスと時間の大幅削減
システム化の最大の効果は、データ連携による効率化、ムダの排除です。
請求書や経費精算、入金データなどが自動で会計システムに反映されるので、人による転記やチェックの作業が不要になります。ヒューマンエラーがほぼなくなる上に、大幅な時短、コスト削減もできます。
リアルタイムのデータ共有と一元管理
各部署で管理する売上や経費などのデータも、システムで一元管理できるようになります。
経理部門だけでなく、経営者や他部署の社員も直接、部署の垣根なくいつでも最新のデータを確認可能。指示されたデータを探してまとめる時間、それを待つムダな時間もなくなります。
業務の標準化と属人化の解消
システム設計を行う過程で、業務フローはソフトの機能に組み込まれます。そのため、フローのあいまいさも解消され、やるべきことが明確化、ムダを削ぎ落とせます。
作業は誰にでもできるように標準化されるため、属人化も解消。誰かが休んだ・退職したからといって、業務がストップすることもありません。担当変更の引き継ぎもスムーズです。
ワークフロー・承認フローの効率化
経理システムには、承認機能も連携できます。紙でやり取りしていた申請書や稟議書などを電子化すれば、外出先やリモート先、スマホでも提出・承認が可能。処理スピードが格段にアップします。
請求書が迅速に発行できれば、現金回収のスピードも上がり、キャッシュフローも改善できます。
正確なデータによる経営判断力の向上
部門ごとの採算性や予算と実績の比較（予実管理）といった、経営判断に欠かせない資料も自動で作成できるようになります。
そのため、「今」の状況にもとづく正しい資料からの迅速な経営判断が可能になります。対応が遅れてビジネスチャンスを逃したり、先を読み違えたりするリスクも減らせます。
失敗しないシステム構築のポイント
経理をシステム化し、最大の効果を発揮させるには、導入前の準備が重要です。というのも、一度構築してしまうと、変更するにも手間や費用がかかってしまうからです。
失敗を避けるため、次のポイントを押さえつつ進めていきましょう。
まずは業務フローの無駄を排除
システム構築で最も大切なのは、設計前に現行の業務フローにある非効率な流れやムダな作業を徹底的に洗い出し、排除することです。
経理システムは、設計した手順を正確に実行します。そのため、ムダな作業を組み込めば、「非効率なシステム」が完成されてしまうことに。それでは、システム化しても効率化はできません。
業務やお金の流れに沿ってシステム化
システムは、現場の業務を軸にして設計しましょう。自社側が業務をソフトの機能に合わせようとすると無理が生じ、負担になる可能性が。
お金や作業がどう流れているのか、実態に即して「経費申請から支払いまで」や「請求書発行から入金確認まで」の流れを書き出します。この流れに沿った、スムーズな業務設計にすることが重要です。
シンプルさ・使いやすさを重視
利便性を高めるためとはいえ、システムが複雑すぎると逆効果。現場担当者が使いこなせず、手作業などで対応してしまう可能性があります。
システム化のメリットの1つは、業務の標準化です。誰にでも直感的に操作できるか、シンプルで使いやすいかを重視して設計することで、真の効率化が実現します。
システム構築の自社完結はなかなか難しい
システム構築を自社のリソースだけで完結させるのは、なかなか難易度が高い作業です。
ただでさえ日常の業務に手間を取られ、時間が足りない状況。加えて、次のようなことがハードルとなります。
- 最適なシステム設計には専門知識が必須
- 導入後のトラブルへの対処もマスト
- 法改正やアップデートへの対応も必須
- システムは「一度構築して終わり」ではない
それぞれ解説します。
最適なシステム設計には専門知識が必須
システム構築は、専門知識や中立的な視点を持って行わないと、失敗する可能性があります。
業務フローを俯瞰し、自社に最適なシステムを作るには、IT知識と会計知識の両方が必須。そうでないと、多数あるソフトの中から自社に適したツールと組み合わせを選び、効果的に連携させることはできません。
導入後のトラブルへの対処もマスト
システムの導入時には、初期設定やデータの移行で予期せぬトラブルが起きがちです。
導入後にも、「パソコンを買い替えたのでデータを移行しようとしたら失敗した」、「銀行口座のデータが突然取り込めなくなった」など、小さなトラブルも日常茶飯事。
解決するスキルや知識がなければ、業務がストップする可能性も高いです。
法改正やアップデートへの対応も必須
経理は、税金などさまざまな法律との関係が深い業務。ひんぱんに行われる法改正は、ソフトウェアのアップデートを必要とし、システムに影響が出ることも。
担当者は、法改正への実務的な対応はもちろん、ソフトのアップデートなども迅速に行うことが必要です。対応の遅れは法令違反にも繋がり、法のペナルティを受ける恐れもあるため要注意です。
システムは「一度構築して終わり」ではない
システム構築には多大な労力を要します。しかも、一度構築すればずっと使える、というわけではありません。
会社の成長、組織や業務内容の変化、新たなツールの導入など、システムは常に最適化が求められるものです。法改正やアップデートも含め、常に時間やリソースを割く必要があります。
システム構築後の「運用」にこそ、継続的に労力をかけることが不可欠です。
自社にリソースがなければアウトソーシング
多くの中小企業にとって、システムの構築・運用を自社だけで行うのはかなりハードルが高いでしょう。
「専門知識を持った人材がいない」「システム専門に人を置く余裕などない」という場合は、専門家にアウトソーシングすることが最も確実な解決策です。
アウトソーシングには、次のようなメリットがあります。
現状分析と最適なシステム設計
アウトソーシング業者は、現状の業務フローや自社の課題を、専門家かつ第三者の目線で分析します。自社では気づけない非効率やムダ、改善すべき点などを客観的に指摘してくれます。
実状や希望に合うようにソフトやツールを導入、システムを構築できるので、スムーズな業務効率化が図れます。
日々の経理作業の代行
経理アウトソーシングは、日々の経理作業を代行します。複雑な仕訳、売掛金の管理など、日々の細かな作業はもちろん、事情によりシステム化できない一部の作業だけなど、たいていのことは委託可能です。
手間のかかる作業そのものをプロに託せば、より利益に直結するコア業務に集中できます。
アウトソーシングにどこまで依頼できるかなど、よくある質問については、こちら↓のコラムで解説しています。ぜひ参考にしてください。
運用・サポートと法改正対応
アウトソーシングなら、システムの構築後も、専門家による継続的なサポートが受けられます。
突然のシステムトラブル、OSのアップデートなどによる不具合が発生しても、自社で原因究明や対応に追われる必要がありません。近年のインボイス制度などひんぱんな法改正にも、専門家なら迅速かつ適正に対応し、法令違反などのリスクを回避できます。
当社「Bricks&UKアウトソーシング」でも、現状のヒアリングから業務フローの改善をしつつアウトソーシングの土台を作ります。
実際ご利用されている方の声を掲載しているので、こちら↓も読んでみてください。
経理システム構築は専門家への委託がベスト
経理ソフトは、単体でも役に立ちますが、システム化してこそ本領を発揮します。会社全体の業務をスムーズに連動させるには、最適な効率化を図らねばなりません。
しかし、システムの構築には専門知識が必須であり、業務の洗い出しなどの準備を始め、導入後のトラブル対応などにも時間と労力がかかります。
真の効率化を実現させるなら、経理にもITにも詳しい専門家の手を借りるのが得策です。当社「Bricks＆UKアウトソーシング」では、現状の課題のヒアリングから丁寧なアポートを行います。システム化を検討されるなら、ぜひお気軽にご相談ください。
