「領収書の山を見るのが憂鬱」「事業が忙しくて、経費処理の時間なんて取れない」そんな悩みはありませんか？

売上につながるわけでもないのでつい後回しにされがちな経費精算。たしかに、入力やチェック作業に追われて本来の仕事が滞るのはもったいないですよね。とはいえ、資金繰りをストップさせないためにも、正しい経費処理は必須です。

そこで検討したいのが、経費精算のアウトソーシング。

今回は、アウトソーシングで経費精算を手放す方法について解説します。導入前に整理しておくべき注意点もお伝えするので、参考にしてください。

【この記事の監修者】　株式会社Bricks&UK Outsourcing業務コンサルタント
経理の業務設計・運用に優れたコンサルタントが、効率的で正確な業務請負いをお約束します。

なぜ経費精算はこんなに面倒なのか

経費精算が面倒で後回しにされやすい理由には、次のようなことが挙げられます。

入力作業の負担に加えミスや不備が多い

経理実務の中で最も多くの時間を使い、作業負担が大きいのが「入力」です。手作業で日付、金額、支払先などを正確に打ち込むのに神経を使うため、ストレスにもなります。

「後でまとめて処理しよう」と思って領収書をためてしまうと、いざ作業を始めても膨大な量で集中力が途切れがち。結果、入力ミスや計上もれを招いてしまいます。

差し戻しなどのやり取りが発生する

複数人の組織であれば、「金額が読み取れない」「経費として認められない」とゴタゴタすることもよくあります。そのたびに差し戻しや確認のための連絡をしなくてはならず、互いの仕事を中断させることに。

細かなやり取りでも、重なれば業務は大きく滞ります。

インボイスなどの法対応が難しい

インボイス制度や電子帳簿保存法などが記憶に新しいですが、税金等に関する法律が制定あるいは改定されると、現場の経理実務にも大きな影響を与えます。

たとえばインボイス制度の開始後は、手元の領収書に登録番号の有無を1枚ずつ確認する作業が増え、電子データでの保存ルールを構築・運用する「管理の負担」も増加しました。

法改正があるたび、慣れたフローを法に沿った処理に変えて、ミスなく対応することは、専門知識がない人にとって高いハードルです。

経費精算を楽にする3つの方法

「経費精算をどうにかしたい」と考えたとき、取れる手段は大きく分けて3つあります。自社の状況に合わせて検討してみてください。

社内ルールを決めてマニュアル化する

最も低コストで始められるのが、ルールの徹底です。「領収書は1週間以内に提出」「不備があるものは受け付けない」など、運用を明確にします。

ただ、ルールを決めても守らない人が出てくるおそれも。そうなると、結局は経理担当者の確認・催促の手間が残る、部署内の亀裂が深まるといったリスクが残ります。

便利なソフトを入れて自動化する

次に検討したいのが、経費精算システムを導入し、領収書やレシートをスマホで撮影してデータ化する方法です。手入力のミスは劇的に減り、承認フローもデジタル化されます。

非常に有効な手段ですが、導入初期の設定や操作の教育、さらには「入力内容が正しいか」の最終チェックは人の目で行う必要もあります。

アウトソーシングで作業を丸投げする

最後に紹介するのは、実務そのものを外部のプロに任せる方法です。領収書の回収から仕訳、データの作成まで一連の作業を代行会社に依頼できます。

細かい数字と格闘する必要がなくなるほか、細かな手作業や内容のチェックも含めて手放せるので、負担を最も減らせる選択肢です。

経費精算をアウトソーシングする10のメリット

経費精算を外部の専門家に「丸投げ」すれば、現場の負担は大幅に減らせます。具体的なメリットを見ていきましょう。

残業代などの人件費をカットできる

アウトソーシングの最大のメリットは、コストを最適化できることです。
自社雇用の経理スタッフには、給料や残業代だけでなく、社会保険料や福利厚生、採用・教育や備品・光熱費までさまざまなコストがかかります。しかもこれらは固定費であり、繁忙期以外にもかかり続けます。

しかしアウトソーシングなら、繁忙期だけ、経費精算のみ、といった「都合のよい」使い方が可能です。固定費でなく変動費にできるため、トータルコストが抑えられます。

領収書の山を仕訳しなくてよくなる

判断に迷う「勘定科目の分類作業」から解放され、正確なデータが残せることもアウトソーシングの大きなメリットです。

たとえば領収書の内容を見て「どの科目に振り分けるか」を判断するのは意外と難しく、以前と別の勘定科目に振り分けてしまうなど、処理がバラつく原因になります。

その点、プロに丸投げすれば一貫したルールで正確に仕訳が行われます。溜まった領収書を整理する「苦行」がなくなり、翌月にはそのまま会計ソフトに読み込めるデータが完成されてきます。

「1円単位の不足」に時間を取られない

「なぜ1円足りないのか」といった数字が合わない原因を突き止める不毛な時間をゼロにできるのも、業務をアウトソーシングしてこそです。

経費精算で最もムダなのは、帳尻が合わない原因を書類の山から探し出す時間と手間です。アウトソーシングならプロが作業を行うので、入力ミスで数字が合わない、照合に時間がかかるといったこととも無縁になります。

無駄な時間を削減すれば、より注力すべき重要な業務に時間をかけられます。

差し戻しなどで他部署と揉めなくていい

経理部署によくあるのが、他部署との折り合いが悪いこと。特に、ルールを徹底したい経理と、融通を利かせてほしい営業との間には諍いが起こりがちです。

しかしアウトソーシングすれば、共通のルールで粛々と作業が進められます。差し戻しで感情的なやり取りになったり、経理担当者が悪者扱いされたりすることもなくなります。

社員の不正や二重申請に厳しく対処できる

第三者の目が介入することで、社内の規律維持と不正の抑止が同時に叶います。

社内では、不自然な領収書があっても「上司だから」「不機嫌になられると面倒だから」などと見逃されたり、指摘が甘くなったりしがちです。

しかしアウトソーシングなら、第三者であるプロが客観的な目線でチェックするため、二重申請や私的な経費の混入を防げます。

インボイスなど最新の法律にも対応できる

法の成立や改正への対処が万全になることも、アウトソーシングの大きなメリットです。経費精算と法律は、切っても切れない関係にあり、法律が変わればそのたびに対処が必要となります。

法の専門知識がない人が新たな法に対応するには勉強する必要があります。片手間の対応では、間違った理解やミスにより法律違反となるリスクもあります。

しかし経理のアウトソーシングを請け負う専門家なら、いち早く情報をキャッチして、必要な対応をしてくれます。

担当者がいなくても処理がストップしない

経理担当者が休むと、他にわかる人が誰もおらず業務がストップしてしまう、という中小企業も多いものです。「客からの問い合わせに答えられない」「処理がどうなってるか知りたい」という状況では、取引先や社内の信頼も失いかねません。

アウトソーシングを活用すれば、担当者に依存する「属人化」も防げます。たとえ自社の担当者が不在でも、外部のチームが常に変わらず処理を進めてくれるため、精算が遅れる心配も、誰かがパニックになることもありません。

 

 

振込データの作成も外注できる

意外と知られていないのが、アウトソーシングは仕訳だけでなく振込データの作成まで任せられるという点です。

経費精算の最後には、承認された金額を各社員の口座に振り込む作業が待っています。人数が増えるほど、目視で確認しながらネットバンキングに入力するのは大変です。

アウトソーシングなら、そのまま取り込める「全銀フォーマット」などの振込データまで作成可能です。最後に管理者がデータをアップロードするだけで支払いが完了するため、手入力による振込ミスや、振込作業そのものの工数を大幅にカットできます。

業務プロセスが整い、流れがよくなる

外注化の副産物として、あやふやだった社内の経理フローが強制的に整理されます。アウトソーシングを導入する過程で、「誰がいつまでに領収書を出し、誰が承認するのか」という流れを定義する必要があるからです。

これまでは「担当者のさじ加減」でなんとなく動いていた部分が、誰が見てもわかる明確なルールとして決まります。経費の精算サイクルがスムーズになるだけでなく、社内の事務作業全体がスッキリと整理され、無駄な動きがなくなります。

どこからでもスマホで承認できる

「承認印を待つ」「承認のために出社する」という非効率な時間をなくせるのも、クラウド型ソフトを活用したアウトソーシングの強みです。データ化された領収書の内容をスマホやPCからチェックするだけで、承認が完了します。

外出の多い経営者やリモートワーク中の担当者でも、場所を選ばずスキマ時間で対応可能。承認待ちがなくなることで、経費精算サイクルが早まり、社員の満足度向上に繋がります。

知っておきたいアウトソーシングの注意点

メリットの多いアウトソーシングですが、スムーズに運用するためには事前の理解も必要です。検討時に気をつけておきたい5つのポイントをまとめました。

「暗黙の個別ルール」は解消する必要がある

属人化した経理に存在しがちなのが、「Ａさんの経費だけはこう処理する」というような個別の暗黙ルール。アウトソーシング会社では、そういった個別の処理は対応していないか、もしくは追加料金がかかります。

外注する前に、処理方法を統一し、誰が見てもわかる明確な判断基準でマニュアル化する必要があります。

「その場ですぐ」の確認は難しい

社内に担当者がいる場合は、聞きたいことがあれば席に行ってすぐに聞けます。電話中でも保留にしてすぐ確認できるでしょう。しかし、アウトソーシングするとそうはいきません。

代行業者とは、チャットツールやメールをつかったやり取りが一般的。返信までに数時間〜1日のタイムラグが発生する可能性があることも知っておかねばなりません。

初期設定にある程度の工数がかかる

アウトソーシングは、契約したら「明日からすべてが自動で回る」というわけではありません。

最初の1〜2カ月は、自社のルールを伝えたり、やり取りの流れを固めたりする「すり合わせ」の時間が必要です。ここを乗り越えて初めて、本来の効率化が実現します。

「判断が必要な業務」は任せられない

アウトソーシングは、「ルールに基づいた定型作業」を自社に変わって行うサービスです。

作業を効率的に行うのにＩＴツールの導入が必要なら、その支援などは行ってくれます。しかし、資金調達や経営判断といった重要な判断はできません。

どこまで自社で行うか、どこまで任せるかの線引きを、あらかじめしっかりとしておきましょう。

社内スタッフの理解や全社的な協力も必須

外部業者が入ることには、社内で抵抗が生まれる可能性も高いです。作業のマニュアル化などには社員の協力が不可欠です。「なぜ外注するのか」を社員に伝え、理解を得ておきましょう。

他部署についても同様で、経理が楽になるためだけでなく、会社全体の利益につながることを説明し、協力を得ることが必要です。

自社に合うアウトソーシング会社の見つけ方

アウトソーシング会社は数多くありますが、どこに頼んでも同じというわけではありません。自社にとって最高のパートナーを選ぶための5つのチェックポイントを紹介します。

会計ソフトの買い替えを強いられないか

現在自社で使っている会計ソフトを、そのまま継続して利用できるか聞いてみましょう。

アウトソーシング会社の中には、特定のソフトの導入を必須条件とするところもあります。しかし、使い慣れたソフトを無理に変えると、社内の混乱や余計なコストを招くだけです。

今の作業環境を活かしつつ、柔軟に合わせてもらえる会社を選ぶのが最もスムーズです。

作業代行だけでなく改善提案もしてくれるか

アウトソーシング会社への引き継ぎの一環として、経理フローをより良くするアドバイスがあるか。これも重要なチェックポイントです。

「言われた通りに入力するだけ」の会社では、無駄なルールも残ったままになります。多くの企業の経理を見てきた経験を活かし、「こうすればもっと効率よく、楽になりますよ」と、自社の課題に踏み込んだ提案をしてくれる会社を選ぶのがベストです。

株式会社ディライトテクノロジー様 – お客様の声

自社に合わせた柔軟な対応をしてくれるか

型通りのサービスではなく、自社固有の事情にどこまで寄り添ってくれるかというのも大きなポイントです。

会社によって「経費の判断基準」や「締め日」の事情は異なります。自社のビジネスモデルや社内文化を理解しようと努め、マニュアル一辺倒ではない柔軟な対応ができる会社であれば、長期にわたって実務を任せても安心です。

質問や相談へのレスポンスは速いか

代行業者とのやり取りのスピード感は、業務のスピードに直結します。外注すると、対面ではなくチャットやメールの返信速度が信頼の要です。

不明点が出た際にすぐ解決できるレスポンスの速さがあるか、連絡のつきやすい体制が整っているかを、事前の商談の段階で確認しておくことが大切です。

将来的に委託業務を増やせる体制か

会社の成長に合わせて、任せる業務範囲を広げていけそうな会社を選ぶこともポイントです。

最初は経費精算だけでも、従業員が増えれば給与計算、取引先が増えれば売掛金管理なども任せたくなるでしょう。しかしそのたびに別の外注先を探すのは手間であり、引き継ぎなどもゼロからのスタートです。

幅広い実務に対応できる組織力があり、会社の規模拡大に伴走してくれるパートナーかどうか、長い目で見ることも重要です。

スムーズな委託のために必要な準備とは

アウトソーシングを成功させるための鍵は、業者への最初の「バトンタッチ」にあります。導入後に「こんなはずじゃなかった」と落胆しないよう、次の3つの点を整理しておきましょう。

現在の経費精算の流れを可視化する

まずは、今の経費精算がどのようなステップで行われているかを書き出してみましょう。「誰が領収書を受け取り、誰が内容をチェックし、最終的に誰が承認して振り込んでいるのか」という一連の流れを可視化します。

全体像が見えると、「どこで作業が止まりがちなのか」のボトルネックが明確に。外注によって解決すべき課題の優先順位が見えてきます。

例外的な処理や独自ルールを整理する

自社独自の勘定科目ルールや処理パターンをリストアップしておきましょう。「この支払いは常にこの科目で処理する」「この種類の領収書は必ずこの部署に紐づける」といった社内ルールがきっとあるはずです。

いくらプロでも、外部からその会社の「いつもの独特な処理」まではつかめません。事前に伝えておくことで、導入初期に発生しがちな「これはどうしますか？」「これやり方違うんだけど」などという細かなやり取りを減らし、スピーディーな運用が可能になります。

資料原本の保管期間と破棄ルールを決める

アウトソーシング後、スキャンした後の「領収書の原本」をどう扱うか、これも業者との間で決めておく必要があります。電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、原本はすぐに破棄しても問題ありません。

しかし、ルールが曖昧だと「念のため」と紙を捨てられず、結局オフィスに紙の山が残ります。「外注先にデータが届いたら廃棄する」のか「月次決算が終わるまで数カ月分は保管する」のか。破棄のタイミングを明確に決めておくことが、経理のペーパーレス化を成功にもつながります。

経費精算のアウトソ―シングで身軽になろう

経費精算、手間も時間もかかるので「できれば手放したい」と考える人も多いですよね。経費精算だけでもアウトソーシングすれば、残業代の削減やストレスの解消など、日々の手間の削減以外のメリットもあるのでおすすめです。

わざわざ会社に戻って領収書を糊付けしたり、1円のズレの原因を何時間もかかって探したりする必要は、もはやありません。

アウトソーシングをうまく活用して、ストレスなく事業に打ち込める環境に整えましょう。

当社Bricks＆UKアウトソーシングでは、経費精算のアウトソーシングはもちろん、さまざまな課題に応えるアウトソーシングを実施しています。ぜひお気軽にご相談ください。

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