多くの中小企業では、日々の経理業務をExcel（エクセル）で行ってきました。しかし、処理するデータが増えてくると、Excelには限界も出てきます。担当者が休むと業務がストップする「属人化」が起きやすいのも、Excel経理の大きな課題です。

そのため、Excel以外の手段が豊富な今、あえてExcelを使い続けることにはリスクも潜んでいます。

今回は、Excel管理を続けることで起こりうる5つのリスクを解説します。脱Excelで業務をスムーズに進める具体的な方法を見ていきましょう。

【この記事の監修者】　株式会社Bricks&UK Outsourcing業務コンサルタント
経理の業務設計・運用に優れたコンサルタントが、効率的で正確な業務請負いをお約束します。

なぜExcel経理はリスクになるのか

Excelは非常に便利なソフトですが、会社の規模が大きくなるにつれて、使い続けることのデメリットが目立つようになります。特に問題なのは、Excelが組織の成長を止める恐れがあるということ。その具体的な理由を、3つの視点で解説します。

業務システムでないツールの限界

Excelは、経理専用に作られたものではありません。計算を自由にするためのソフトであり、数式や数字は誰にでも簡単に書き換えられます。

本来、経理業務では「誰がいつ数字を直したか」という記録が不可欠です。しかしExcelにはその履歴を残す機能がありません。いつの間にか数字が変わっていても気づけず、ミスやトラブルの原因となります。

データ増大による処理速度の低下

取引が増えてデータ量が多くなると、Excelの動作は極端に重くなります。ファイルを開くたびに数分待たされたり、編集中にソフトが突然終了したりすることも珍しくありません。

忙しい中、ツールの待ち時間で仕事が止まってしまうのは大きな時間の無駄と言えます。

マクロと関数が生むブラックボックス

業務を楽にするために、担当者が「自分にしかわからない」複雑な関数やマクロを作成することも少なくありません。

もし当の作成者が退職してしまうと、そのファイルはブラックボックスとなり、正しく管理できなくなってしまいます。関数などが崩れても気づかず、そのまま使い続けてしまうリスクも。そうなれば、正確な決算ができなくなる可能性も出てきます。

経営に悪影響を及ぼす「5大リスク」

Excel経理を放置することは、不便というだけでなく、経営そのものを脅かすリスクにつながります。具体的にどのような危険があるのか、5つのポイントで見ていきましょう。

1）担当者への過度な依存

特定の担当者にしか使い方がわからないExcelファイルがあると、その人が休んだだけで業務がストップします。

1〜2人の小規模な経理体制では、これが大きな弱点となります。誰でも代わりが務まる仕組みがないと、急な退職などのトラブルに対応できなくなります。

2）変更履歴の不明によるミス発生

Excelは誰でも上書きできるため、「いつ、誰が、どこを変えたか」が後から追えません。古いデータに上書きしてしまったり、誤って数式を消したりしても気づくことは困難です。

こうした予期せぬ変更や小さなミスが積み重なると、最終的な決算で数字が合わなくなる事態につながります。

3）集計作業による意思決定の遅延

「最新の数字を今すぐ知りたい」と思っても、Excel経理では「データの集計」に時間がかかります。内容によっては複数のファイルを繋ぎ合わせ、手作業で加工するのに数日かかることも。

それを待つ間に、経営判断のタイミングを逃してしまう可能性もあります。変化の速い現代、リアルタイムで必要な数字を把握できないことは、経営の大きな足かせです。

4）セキュリティとガバナンスの欠如

Excelファイルはコピーや持ち出しが容易にでき、パスワードをかけても限界があります。また、誰でも数字を書き換えられるという状況では、不正やデータの改ざんを防ぐのも困難です。

会社の重要なお金を守る「管理の目」が届きにくいのも大きなリスクです。

5）煩雑な作業による機会損失

入力作業やミス探しに追われる時間は、本来「会社の利益」を生むための時間ではありません。

経理上の数字の打ち込みに忙殺されることで、本来やるべき資金繰りの検討や、経営改善に必要な分析もおろそかになる。これこそが最大の損失です。

脱Excelを実現する3つの代替手段

Excel管理から脱する方法は、いくつかあります。自社の状況に合わせて、最適なものを選びましょう。

クラウド会計と業務アプリでの自動化

パソコンやスマホからいつでも使える「クラウド会計」などを活用する方法です。銀行明細が自動で記録されるため、入力作業を大幅にカットできます。

共通のソフトを使うことで、担当者ごとの独自ルールもなくなるので、管理が楽になります。

BIツールによるデータの可視化と分析

「BIツール」は、複数のExcelファイルから数字を拾い、自動でグラフ作成や集計を行い見やすくする仕組みです。

手元の数字が常に整理された状態で確認でき、最新の数字が常に確認できるので、より迅速な経営判断が可能になります。

経理OS（外注）で運用ごと最適化する

「新しいソフトを使いこなせるか心配」という場合におすすめなのが、経理をプロに任せるアウトソーシングです。専門知識を持つプロが、自社に合った「Excelに依存しない仕事の流れ」を整えてくれます。

面倒なソフトの管理や計算などはプロにおまかせ。自社の負担を最小限に抑えつつ、最もスムーズに「脱Excel」を実現できます。

失敗しない脱Excelへの4ステップ

便利なツールを導入しても、結局使いこなせずExcelに戻ってしまうケースも少なくありません。確実に脱Excelを成功させるための4つの手順を解説します。

1）現状の業務フローと課題を棚卸しする

まずは、現在どの業務をどのような手順で行っているか、すべて書き出します。

「誰がどのExcelファイルを使っているか」を整理することで、業務の無駄や、どの作業が特にリスクが高いかが明確になります。

2）導入目的と優先順位を明確にする

「入力の手間を減らしたい」のか、「最新の数字を早く把握したい」のかなど、脱Excelで改善する目的を明確にします。

すべての課題に同時に取り組むと、現場が混乱し、かえって非効率です。どの課題から着手すべきか、優先順位をはっきりさせましょう。

3）一部のタスクから段階的に移行する

決めておいた優先順位に基づいて、特定の業務から試験的に運用を開始します。

1つの業務でちゃんと回る仕組みを完成させてから範囲を広げることで、予期せぬトラブルを未然に防ぎ、着実に移行することができます。

4）自社に最適な外部パートナーを選ぶ

脱Excelを自社だけで完結させるのは、残念ながら簡単ではありません。

これまでのステップを踏まえ、システムの導入支援や、業務を丸ごと任せられる外部パートナーを選ぶのが最善の方法です。専門家の力を借りることで、無駄のない安定した運用が実現できます。

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株式会社ディライトテクノロジー様 – お客様の声

脱Excelで経理を「経営の武器」に

Excelは便利なツールですが、経理の脱Excelかは多くの企業で進んでいます。会社の成長とともにその限界がやってくるからです。

使い続ければ、ミスや判断遅れといったリスクも抱え続けることになります。まずは現状の業務を見直し、自社に最適な手段を選ぶことから始めてみてください。

当社「Bricks＆UKアウトソーシング」では、無理に新たなツールを導入することなく、適切な業務プロセスを構築し、クライアントの経理を担います。お試しでの利用も可能なので、お気軽にお問い合わせください。

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