請求代行にどこまで頼める？サービス内容とメリット・デメリット2025.07.17
毎月の請求書発行や送付作業、入金確認に多くの時間を取られてしまっている方、多いのではないでしょうか。人手不足で忙しい中、「未払金の督促にまで手が回らない」「インボイス制度など、年々やるべきことが複雑化している」などの声も聞かれます。
そんな時にぜひ活用したいのが「請求代行」のサービスなのですが、具体的にどんなサービスなのか、どこまで対応してくれるのかはあまり知られていないのが実状です。
今回は、請求代行のサービスについて、代行の範囲やメリット・デメリット、利用の注意点などをお伝えします。
請求代行サービスに委託できる業務内容
「請求代行」とは、文字どおり、日々の請求業務の一部またはすべてを代行するサービスです。具体的には、次のような業務を委託できます。
| 業務内容 | 概要 |
|---|---|
| 請求書の発行・送付 | ・売上データなどの資料に基づき、請求書を作成・発行 ・郵送やメール送付、データ連携などにより取引先へ送付 |
| 入金確認 | 取引先からの入金を確認し、未入金がないかをチェック |
| 売掛金の管理 | ・売上で生じた売掛金について、期日や残高を管理 ・未回収リスクの低減や、滞りのない回収をサポート |
| 督促業務 | 未払いが発生した場合の、相手への督促 |
| 回収業務 | 督促しても支払われない場合、電話や書面での継続的な連絡などを実施 |
ただし、督促や回収については、代行は請け負わず、未払リストの報告までとする業者もあります。
当社Bricks＆UKアウトソーシングでは、請求書の発行からメールやFAX、郵送による送付、督促まで、お客様に合わせた柔軟な対応を行っています。
請求代行を利用する主なメリット
請求代行サービスの利用には、次のようなメリットがあります。
- 社内の手間や時間が削減できる
- 人件費の節約になる
- 人手不足が解消される
- 正確な仕事でミスを防止できる
- コア業務に集中できる
- 督促ストレスから解放される
- 件数の増減にも柔軟な対応ができる
それぞれ見ていきましょう。
社内の手間や時間が削減できる
請求書を紙の手作業で発行している場合は特に、作業に手間と時間がかかります。
まず請求書の作成は、正確さを期すため神経を使います。その後、作成した請求書を印刷して内容を確認し、印鑑を押し、紙を折り、封筒に入れ、封筒に宛名書きして切手を貼り、ポストに投函しに行く、という一連の作業が必須です。
1つ1つは単純作業でも、数が多いほど時間を要します。集中力が途切れれば、ミスが起こる可能性も。これを業者に委託してしまえば、時間も手間も大幅に削減できます。
人件費などのコスト節約になる
経理担当者の残業が多い場合も、請求代行の利用によって残業代が減る可能性が高いです。もちろん、請求業務のために新たな人材を雇うコストも必要ありません。
紙など印刷にかかる費用、切手や封筒など郵送にかかる費用も、積み重なれば大きなコストですが、委託すれば不要になります。
従業員の採用・育成の負担が減る
自社の人材に請求代行を任せる場合、たとえば担当者が休職・退職をすれば、代替要員の確保が必要になります。しかし、即戦力となる経理経験者の採用は難しい傾向にあります。経験者を雇ったとしても、自社の業務に適応できるまでの教育指導は必須です。
転職が珍しくない現在、安くないコストをかけて採用し、育ったと思ったら辞めてしまった…という事例も少なくありません。外部に委託していれば、そのような心配も無用です。
正確な仕事でミスが防止できる
請求代行の業者は、請求業務や経理業務のプロであり、処理は手作業でなく適切なシステムを使って行われます。
そのため、知識不足によるミスの可能性は極めて低く、正確かつスムーズに業務を進めてもらえます。法改正に伴って必要となる変更なども、自社で対応するのは大きな負担ですが、業者の方で最新情報をキャッチし、適切に行ってくれるので安心です。
コア業務に集中できる
請求業務は、手間と時間がかかるものの、経営という大きな目で見れば単調なルーティン作業でもあります。そこを外部委託することで、自社人材は営業活動や商品開発など、よりコアな業務に集中できるようになります。
能力を重要なコア業務に集中できれば、売上アップなど生産性の向上も可能になり、大きな利益にもつながるでしょう。
督促ストレスから解放される
取引先への未払金の請求には、精神的な緊張やストレスが伴うものです。友好な関係を保たねばならない得意先などには、特に神経を使います。
代行業者から督促してもらえれば、毎月の精神的な負担や交渉のわずらわしさからも解放されます。
督促なども自社（委託元）名で行い、代行業者の名前は出さないので安心です。
件数の増減にも柔軟な対応ができる
繁忙期や事業の拡大などで、請求件数が増加することもあるでしょう。自社で請求業務をしていると、残業や休日出勤をせざるを得なくなったり、場合によっては人を増やす必要に迫られたりもします。
これも、請求代行サービスに委託していれば、代行業者の方で人員を増やすなどして、柔軟に対応してくれます。
請求代行で注意すべきデメリット
請求代行はとても便利なサービスですが、導入には次のような注意点もあるので把握しておきましょう。
- 委託コストは避けられない
- 社内の知見が深まらない
- 委託先の選択ミスによる失敗リスクがある
それぞれ見ていきましょう。
委託コストは避けられない
この前の章で、請求代行サービスの利用メリットの1つに、「コストの削減」を挙げています。とはいえ、委託する場合には、代行業者に支払う初期費用や月額費用、手数料などは必要です。
ただ、人を雇うのにかかる採用コストや給料、社会保険や福利厚生などトータルで考えれば、それでもアウトソーシングの方が安く済む可能性が高いです。
具体的にいくらかかるかは、選ぶ業者や委託する範囲、現在の業務の状況によって異なります。
追加料金などで結果的に高額になるケースもあるので、必ず事前に確認してください。
自社の知見が深まらない
自社内で請求業務を行っていれば、担当者が経験を積み、知見を深めていくことができます。コミュニケーションや社内での共有がしっかりしている会社ほど、会社としてのノウハウや知識が蓄積されていくでしょう。
しかし業者に任せると、それができなくなります。委託をやめ、自社に戻すときには苦労するかもしれません。
委託先によっては失敗リスクもある
請求代行を行う業者は数多くありますが、業者によってサービスの内容や得意分野などが異なります。特に、事前の話し合いが不十分だった、業者の代行範囲と自社ニーズとが合っていなかった、などで代行のメリットを感じられないことも。
「代行業者なんてどこでも同じだろう」「とにかく安いところに任せよう」というのでは失敗してしまう恐れがあります。
請求代行サービス会社を選ぶ際のポイント
数ある請求代行サービスの中から、自社に最適な業者を選ぶには、次のようなポイントを押さえることがおすすめです。
- サービス内容は自社のニーズに合っているか
- 料金体系が明確かつ納得できるものか
- セキュリティ対策は万全か
- コミュニケーションは取りやすいか
- サポート体制は充実しているか
- 同規模・同業種での実績は豊富か
- 既存のシステムと連携できるか
具体的に見ていきましょう。
サービス内容は自社に合っているか
委託先候補のサービス内容は、具体的に確認しておきましょう。委託したい業務がすべて代行業務に含まれるかは、重要なポイントです。
繰り返しになりますが、「請求代行」のサービスを行う業者は複数あり、業務内容・範囲や方法はさまざまです。
たとえば、督促と回収をメインに頼みたいのに督促しかしてもらえない、というのでは、代行業者に委託するメリットが半減してしまいます。
これにはまず、自社のニーズをはっきりさせることも重要です。どの業務を委託したいのか、現在の業務フローを洗い出すなどして明確にしておきましょう。
料金体系が明確かつ納得できるものか
代行にかかる料金も、業者によってさまざまです。たとえば、「初期費用は他社より高いが、月々の料金は比較的安い」業者もあれば、「初期費用は0円だが、月々の費用が他者より高い」業者も存在します。
安い業者を選んだはずが、追加料金などで結果的に高額になるケースもあります。しっかり確認しておかないと、委託を後悔しかねません。
料金体系には、大きく分けて「定額型」で常に一定の料金がかかる場合と、「従量課金型」で業務量に合わせて料金が変動する場合があります。
委託する業務量や繁忙期の有無などによって向き・不向きが異なるため、違いを理解し、納得して契約することが重要です。
セキュリティ対策は万全か
請求業務を委託するのですから、個人情報や企業情報の取り扱いは万全にしてもらわなくてはなりません。情報の取り扱いや漏洩対策などについても必ず確認しておきましょう。
多要素認証や不正アクセス防止システムなどのほか、プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）といった認証を取得しているかどうかも、セキュリティの信頼性を計る重要な指標です。
コミュニケーションは取りやすいか
委託後も、資料・データの送付や連絡などのやり取りは必須です。そのため、委託先とのコミュニケーションが取りやすいかも重要な判断ポイント。事前に質問や相談をし、それに対して素早く的確な回答が得られるか、親身になってくれるかなどを確認しておきましょう。
継続して付き合う上では、人としての相性も重要です。たとえば常に上から目線でものを言うタイプの担当者だったり、折り返しの連絡を頼んでもなかなか連絡が来なかったりする場合、不満がたまる可能性も高いです。
サポート体制は充実しているか
委託するまで、あるいはしてからのサポートは充実しているか、トラブルや困ったことがあった場合の対応はどのように行われているかも選択基準となります。
自社との窓口や担当者は固定されているかどうかの確認もしておきましょう。電話やメール、チャットツールなど、使える連絡手段、定期的なミーティングの有無なども聞いておいてください。
同規模・同業種での実績は豊富か
これまでに、自社と同じ業界・業種、同規模の会社の請求代行を行った実績が複数あるかどうかも、確認しておきたいポイントです。
建設業界やIT業界、医療業界など、請求書の発行方式や請求のサイクルなどが他の業界とは異なる場合は特に、実績がない業者に頼むとノウハウがなく、スムーズにいかない恐れもあるからです。
また、中小企業は大企業より組織体制が整っていないなどして請け負いが難しい傾向に。そのため、中小企業のサポート実績がある業者を選ぶのがおすすめです。
既存のシステムと連携できるか
会計ソフトや販売管理システムなどを利用している場合は、そのツールやシステムとの連携ができるかどうかも確認しておかねばなりません。
ツールやシステムの変更を伴う場合、慣れるのに時間がかかるだけでなく、社内の他部署とのやり取りにも支障が出てくるほか、コストも増大する可能性があります。
ただ、必要なシステムの導入や、業務効率化・利便性向上のための変更であれば、変更した方がメリットが大きいこともあります。
説明をよく聞き、自社へのメリット・デメリットを総合的に見て判断してください。
請求代行で手間を削減し、本業に集中しよう
請求業務は、事業運営に欠かせません、発行や管理・回収などの作業が大きな負担となっている中小企業は多いもの。請求業務の代行は、そういった負担を軽減し、本業に専念できる便利なサービスです。
請求代行では、請求書の発行や送付、入金の確認から督促まで委託でき、負担はかなり減らせます。委託に費用はかかるものの、人を1人雇うよりも安く収まることがほとんどです。
当社Bricks＆UKアウトソーシングでは、丁寧なヒアリングを行い、貴社の課題に対する最適な解決策をご提案します。短期間のお試しも可能ですので、お気軽にご相談ください。
