事務の種類と役割は？採用・定着の課題はアウトソーシングで解決可2025.12.18
中小企業や個人事業主の多くが、事務担当の採用が難しい、兼務でミスが増える、日常業務に追われて本業に集中できない―といった悩みを抱えています。
事務などのバックオフィス業務に、コストや人材をかけていられない、という声もよく聞きます。
経理や総務、営業サポートなど種類の多い事務ですが、外部に委託することで負担を大幅に減らせます。事務作業にかかる時間やコストを削減し、会社の成長につながるコア業務に集中するには、アウトソーシングも有効な手段の1つです。
今回は、事務の種類とアウトソーシングについて解説します。
目次
事務のおおまかな種類とよくある困りごと
中小企業や個人事業主の事務業務は、大きく分けると「専門事務」「一般事務」「営業事務」の3つに分類できます。ただ実際の現場では、会社によって担当範囲が違ったり、兼務になっていたりするケースも少なくありません。
まずは、それぞれの主な業務内容と、多くの企業が抱える悩みを整理していきましょう。
専門事務
専門事務は、経理や人事、法務、貿易といった、専門性の高い事務の総称です。
| 種別 | 主な業務内容 |
|---|---|
| 経理事務 | 帳簿管理、請求書発行、経費精算、月次・年次決算 |
| 人事・労務事務 | 給与計算、社会保険手続き、勤怠管理 |
| 法務事務 | 契約書の作成・管理、各種法務手続き |
| 貿易事務 | 輸出入関連の書類作成、通関手続き |
これらの業務には、会社として次のような悩みが付きものです。
- 「経理が兼務なので、月次締めが遅れがち」
- 「社員に専門知識が乏しいことも多い」
- 「定型業務とはいえ、できる人材は限られている」
一般事務（総務事務）
一般事務は、日常的なバックオフィス業務を担う、基本的な事務です。中小企業の場合、総務事務や庶務事務も含めた役割を担うケースがほとんどです。
| 業務 | 主な作業内容 |
|---|---|
| 受付・来客対応 | 来客対応、電話応対、メール確認 |
| 書類管理 | ファイリング、書類整理、データ入力 |
| 備品・社内手続き | 備品発注、管理、社内申請の対応 |
一般事務や総務事務では、次のような悩みがよく見られます。
- 「電話や来客対応に時間を取られ、重要な業務が後回しになる」
- 「書類や備品の管理が属人化し、誰かが休むと業務がストップする」
- 「業務範囲が広いのに少人数のため、マルチタスクになる」
営業事務
営業事務は、営業担当者をサポートする事務。社内外のやり取りが多い業務です。ただ、中小企業では営業社員が事務も担うケースが多くみられます。
| 業務 | 主な作業内容 |
|---|---|
| 受発注管理 | 受発注、納期管理、在庫確認 |
| 書類作成 | 見積書作成、請求書作成 |
| 営業サポート | 顧客とのやり取り、営業資料の作成 |
これらの業務にも、次のような悩みが生じています。
- 「営業担当が事務作業に追われ、本来の営業に集中できない」
- 「請求書のミスが多く、経理部門からクレームがくる」
- 「見積書や納期管理のミスで取引先との信頼に影響することがある」
事務には「雑務」も含まれる
上記のような分類に関係なく、次のような雑務も事務の仕事に含まれます。
- 電話応対・来客対応
- 郵便物やメールの確認・対応
- 書類整理・コピーやファイリング
- 備品などの発注・管理
会社によっては、お茶出しや掃除、ゴミ出しなどが含まれることもあるでしょう。
毎日発生するこうした雑務は、誰にでもできる簡単なものが多いとはいえ、手間や時間を取られます。重要な業務に集中できず、ミスなどの原因ともなり得ます。
事務スタッフの採用と定着の課題
中小企業では、事務を担当する人材の確保や定着に悩むケースも少なくありません。
この章では、採用や兼務、教育にまつわる代表的な課題を見ていきます。
定着しない人材と高まるコスト
人員が少ない中小企業では、次のような悩みを抱えがちです。
- 待遇や業務量への不満から、短期間での離職が増えている
- 経験者はより条件のいい会社に流れやすく、採用も難しい
- 転職が当たり前の時代となり、定着もしにくくなっている
- いい人材を確保するには、求人広告にもコストがかかる
ただでさえ限られる人材に穴があけば、他の社員の負担が増え、さらなる不満の原因となります。急な退職となれば、引き継ぎの時間すらとれないことも。
短期離職でこれらが繰り返されることは、中小企業にとって大きな問題です。
教育にかかる時間とリソースの確保
事務担当者を新たに採用しても、すぐに戦力になるとは限りません。事務と一口に言っても、会社によってやり方やルールなどが大きく異なるからです。そのため、教育も次のような悩みの種となっています。
- 未経験者には1から教える必要があり、時間がかかる
- 教える側の負担が増え、業務にも支障が出る
- マニュアルの作成や改定、研修などを行う時間がない
- 事務担当が1人の場合、教える人もいない
ただでさえ忙しい中、限られた人員で教育も担うとなると負担も大きいもの。教える側のストレスやミスにつながるほか、教えてもらう側も、質問しづらい、なじみにくい状況となって定着しない、という悪循環につながりかねません。
兼任によるミスの増加や属人化
中小企業では、他の業務と事務が兼任となるケースも少なくありません。複数の業務を同時進行することで、次のような悩みを生んでいます。
- 1つの業務に集中できず、作業もれやミスが起きやすい
- 優先順位を間違えて、他部署にも迷惑をかけてしまう
- 担当者任せになり、業務が属人化してしまう
- 担当者がいないと業務がストップする
兼務による負担は、ミスやトラブルを招き、離職のリスクにもつながります。特に経理部門では、属人化が進むとブラックボックス化が起こり、不正のリスクも高まります。
ベストな解決策は、事務まるごとの外部委託
事務にまつわる悩みは、業務内容そのものだけでなく、担当人材の確保や定着といった「人」の問題も絡むため、自社だけで解決するのはなかなか困難です。とはいえ、問題を放置すれば、大きなトラブルになりかねません。
そこで多くの企業が取り入れているのが、事務を外部に委託（アウトソーシング）するという方法です。
アウトソーシングでは業務の一部だけの委託も可能ですが、まるごとアウトソーシングすることでメリットも大きくなります。どんなメリットがあるかを見ていきましょう。
ルーティン業務を徹底排除
日々のルーティン業務は、作業の難易度は低いものの、時間がかかるのが一番のネック。そのため、より重要な他の業務を圧迫する原因に。
こうした単純作業・定型業務をまるごと外部に委託すれば、手間は大幅に削減、時間にも精神的にも余裕ができるので、社員はコア業務に専念できます。
専門・変動業務もプロに丸投げ
経理や法務、貿易といった事務は、専門知識が不可欠で、誰にでもできるわけではありません。また、経理は特に、忙しい時期とそうでない時期の差が大きいのも悩ましいところです。
専門家に委託すれば、知識のあるスタッフが作業をしてくれます。ミスは確実に減り、まるごと委託するなら自社での教育も不要です。忙しい時期とそうでない時期の波も小さくなり、残業や休日出勤も減るでしょう。
委託する・しないの業務切り分けが不要
事務をまるごと委託するメリットは、委託時点からあります。社内で「この業務はアウトソーシングする」「これは社内で対応する」という切り分け作業も不要だからです。
業務の優先度や担当の振り分けについて社内で調整する必要もありません。管理や指示出しにかかる負担も減らせます。他部署からの問い合わせも、「これは即答できるけどこっちは即答できない」などという複雑なことになりません。
一部の面倒な事務作業だけの依頼もOK
「まるごと委託するのは抵抗がある」、「外注コストはなるべく抑えたい」という考えや、「この作業だけやってくれればいい」という要望もあるでしょう。
たとえば、名刺のデータ入力と整理、在庫の管理、郵送作業など。
もちろん、一部だけの委託でも、負担減・効率化のメリットは大きいです。最初はスポット的に負担を減らし、必要に応じて範囲を広げることも可能です。
自社の状況に合わせ、無理のない形で委託できるのも、アウトソーシングの魅力の1つです。
当社「Bricks＆UKアウトソーシング」のクライアントも、それぞれ状況によって委託内容は異なります。
一例を紹介するので参考にしてください。
事務にかけるリソースを他で活用しよう
事務には専門業務もあれば日常的なルーティンもあり、業務の幅は広いです。社員1人に任せたり兼任したりすると、負担が大きく、ミスも起こりがち。人が定着せず、採用や教育を繰り返すのがムダだと感じている企業も少なくありません。
そこでおすすめしたいのが、事務をまるごと外部に委託する方法。時間も手間も大幅に削減可能で、事務にかけるリソースを他の重要業務に活かせます。ひいては会社全体の業務効率化や成長につながります。
当社「Bricks&UKアウトソーシング」では、経理のみならず事務の代行も承っています。クライアントそれぞれの状況に合わせたサポートが可能なので、ぜひお気軽にご相談ください。
