建設業に経理アウトソーシングをおすすめする理由と利用前の注意点2024.11.12
【この記事の監修者】 株式会社Bricks&UK Outsourcing業務コンサルタント
経理の業務設計・運用に優れたコンサルタントが、効率的で正確な業務請負いをお約束します。
建設業では、昔からの体質でお金の管理がずさんになっている会社が多いと言われています。
しかしそれでは正確な経営状況がわからず、融資を受けるのも難しくなってしまいます。健全な経営には、月単位での管理は必須です。
とはいえ、建設業の経理・会計には他業種とは異なる知識が必要です。建設業の経理経験者に絞って探すのも簡単ではないでしょう。
そこでおすすめするのが、経理の外注、いわゆるアウトソーシングです。利用のメリットや注意点をお伝えするので参考にしてください。
目次
建設業の事業主が抱える経理業務の主な悩み
建設業では、次のようなことが経営者の悩み・課題となっています。
- 昔からどんぶり勘定になっている
- 工事台帳のつけ方がわからない
- 口頭でのやり取りが多く、経理に伝え忘れる
- 社長が兼任で、経理が後回しになりがち
- 社内に経理をわかる人材がいない
- 経理担当者が急に退職してしまった
- 従業員に役員報酬額などを知られたくない
建設業にどんぶり勘定が多いのには、業界特有の事情が関係しているようです。
工事完成までのスピードが重視されること、工事期間が長く資金の回収までに時間がかかることなどから、お金の管理に対する意識が低かったり、多忙で後回しになり管理できなくなってしまったりといったケースが多く見られます。
口頭でのやり取りで済ませたりして、お金のことは「社長しか知らない」というケースも少なくありません。
しかしどんぶり勘定では経営判断を間違える可能性が高くなる上、資金繰りに困っても融資さえ受けにくくなります。
また、建設業の会計は一般企業の会計とは異なり、独特の勘定科目による仕訳や工事ごとの原価計算なども必要です。建設業の経理知識や経験のある人でなければ、正確な作業も難しいでしょう。
社長が現場と経理を兼務していれば、経理はどうしても後回しになります。1人の担当者にずっと任せていた場合、その人が急に辞めればわかる人がだれもいなくなることに。求人募集をしても新しい人が見つからないというケースも多く見られます。
建設業に経理の外注をおすすめする理由
経理業務はどの業種でも重要な仕事ですが、利益に直結するわけでなくルーティン作業も多いことから、アウトソーシングに向いています。
建設業でも例外でなく、アウトソーシングの利用によって複数のメリットがあります。
建設業特有の経理の悩みを解決
上記のような悩みや課題は、経理アウトソーシングに依頼することで解消できます。
第三者であり経理業務が専門のアウトソーシング業者に依頼すれば、どんぶり勘定は解消されます。後回しにもならず、月ごとの数字の管理ができるようになるため、経営の健全化につながります。
正しい経理処理は、融資の可能性や公共工事の引き受けなど、事業の可能性も広げてくれます。
従業員に役員報酬の額や会社の懐事情を知られたくないために、自分で経理も兼務するという建設事業主の方も多いです。
それも、経理アウトソーシングに丸投げすることで解決します。
コスト削減と業務効率化に効果的
経理のために人を雇えば人件費がかかりますが、アウトソーシングでは賞与や社会保険料、交通費や福利厚生といった負担もなく、コスト削減が叶う可能性が高いです。
また、どんぶり勘定だった経理を軌道修正するためには、マニュアルの作成または代行業者への引継ぎに伴う作業フローの整理が必須です。それにより、無駄な業務が洗い出されるなどして、業務の効率化も図れます。
経理がどんぶり勘定な会社では、セキュリティ対策もおろそかになりがちです。セキュリティ対策が万全な業者を選べば、情報漏洩で信用を失う心配もありません。
こちらの記事もぜひ参考にしてください。
経理アウトソーシングへの相談実例
当社でも、建設業の事業主の方から経理アウトソーシングのご依頼をいただいています。その中から2つの事例をご紹介します。
心おきなく現場に専念
T社の社長はもともと職人さんで、独立して社員数5名以下の小さな会社を立ち上げた方です。
仕事は順調に入ってきたものの、もともと知識がない経理の面では不安が多かったと言います。
「請求はもれなくできているか」「予定どおり入金はあったか」など、気になりながらもお金の管理は後手後手になっていました。
決算時になりあわてて税理士に依頼すると、やはり未入金が見つかったとのことでした。
現場件数が増えてくると、さらに多忙を極めます。現場ごとの損益管理も行わねばなりませんが、社長本人としては現場に出たいという思いが強く、ジレンマを抱えます。
結果、本業への悪影響を避けるべく「経理はプロに任せよう」と当社にアウトソーシングを依頼。心おきなく現場に専念できるようになったそうです。
退職を機に紙ベースから脱却
O社では、創業から30年以上にわたって同じ担当者に経理を任せていました。処理もすべて紙への手書きや印刷で行っていたそうです。
しかし、この担当者が家庭の事情で急に退職することに。社内には3つの問題が残されました。
- 経理がわかる人がいない
- マニュアルがない
- 処理がすべて紙ベースである
経理業務のノウハウはすべて、30年やってきた当人の頭の中にあり、マニュアルが存在しません。急な退職で、引き継ぎの時間も取れませんでした。
経理業務もIT化が進む現在、すべて紙ベースの作業というのは、特に若い世代には慣れない作業で時間もかかります。新たに人を雇っても定着せず困っているとのことで、ご相談をいただきました。
そこで当社が状況をヒアリングし、紙ベースから脱却できる業務フローを作成してご提案。
パソコンを使ったデータ処理への切り替えと同時に、これまで属人化で見えていなかった無駄な作業もなくすなどし、業務時間を大幅に短縮できました。
効率化できた経理業務をアウトソーシングしたことで、それまで経理担当の社員に支払っていた給与のほぼ半額で済むようになったと喜ばれています。
経理アウトソーシングを活用するときの注意点
経理アウトソーシングで建設業のお悩みを解決できると書きましたが、上の紙ベースの事例にもあるように、どんな現状でもすべて即丸投げ、と言うわけにはいきません。また、経理の代行業者もたくさんあるため、相手を選ぶ必要もあります。
次のような注意点を押さえて、経理アウトソーシングを活用してください。
口頭でのやりとりは書面で残す
お金が関わる決定事項は、口頭でなく書面でやり取りするようにし、経理担当に伝わる流れを作りましょう。社長が兼任する場合も、処理のし忘れを防ぎます。
経理をアウトソーシングした場合、業者に伝えなければ処理ができません。
書面に残せば、相手との「言った」「言わない」のトラブルも起こらなくなります。
工事台帳をつける
工事台帳は、工事ごとの原価の算出や収支管理のために作成する書類です。
創業して間もない場合などは特に、記載方法がわからない、手間がかかり時間が取れないなどの理由で作っていない人もいるようです。
しかし、工事台帳は経営状況を把握するにも必須の資料であり、作成は重要な経理業務の1つ。アウトソーシングで第三者に経理を任せるなら作成は欠かせません。
労災や税務調査の際も、工事台帳を見せるよう求められます。
経理業務を可視化する
経理が1人しかおらず、頭の中にすべて入っている場合でも、何をしているかを可視化して他の人にわかるようにしましょう。書面でマニュアルにするのがベストですが、まずは紙に書き出すだけでも構いません。
可視化することで、ムダが省けたり、やり方の間違いが見つかったりする可能性があります。パソコンなどで作業効率を上げるにも、どこを効率化すべきかが明確になります。
相見積もりなどで比べる
経理アウトソーシングの業者は数多く存在します。サービスの範囲や内容は似てはいますが、それぞれ少しずつ異なり、その「少し」が大きな違いになることも。
業者によっては、頼みたい作業1つ1つに追加代金が必要だったりします。サービス範囲が狭い業者に依頼してしまうと、自分でしなければならない作業が多く、頼んだ甲斐がないと感じることもあるので要注意です。
経理アウトソーシングについて疑問や迷いがある場合は、こちらの記事もぜひ参考にしてください。
建設業も経理アウトソーシングでお悩み解決
経理アウトソーシングは、手間と時間のかかる経理業務を外部に委託することで、本業に専念できたり、効率をよくしたりできるサービスです。
建設業の場合、現場でバリバリ働いた後に事務所に戻り、経理処理を行う事業主の方も少なくありません。誰かにやってもらいたいと思ったらぜひ、経理アウトソーシングを検討してください。
経理アウトソーシングの利用には、状況によって社内での準備が必要となることも。何をすればいいかわからない、という場合でも、準備段階からお手伝いできます。お気軽にお問い合わせください。
